Elektronische Unterschrift in easylearn: Diese LMS-Funktion vereinfacht Audits und spart Ressourcen

easylearn kann belegen, wer was wann gelernt hat – dank der elektronischen Unterschrift

Unternehmen, welche erhöhte Anforderungen an die Nachweispflicht erfüllen müssen, sind froh, wenn sie auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen können. Mit der elektronischen Unterschrift können Bildungsverantwortliche in Unternehmen und Organisationen nachweislich sicherstellen, dass die entsprechenden Mitarbeitenden die für ihre Funktion relevanten Kurse persönlich absolviert und bestanden haben. Doch wie genau funktioniert diese beliebte Funktion in easylearn? Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, um die Option in der Praxis bestmöglich einzusetzen und welche Daten werden mit der elektronischen Unterschrift in der Datenbank abgespeichert? Erfahren Sie im Interview mit Mathias Chastonay alles rund um die Option «elektronische Unterschrift».
 

Mathias Chastonnay, CTO easylearn schweiz ag

Mathias, wie funktioniert die LMS-Funktion «elektronische Unterschrift» in easylearn?

Die Mitarbeitenden werden bei einer bestimmten Lernaktivität (z.B. während einem e-Learning-Kurs oder nach Abschluss eines Präsenztrainings) an vordefinierten Ereignissen aufgefordert, ihr Benutzername und das Passwort einzugeben. Diese Aufforderung für die elektronische Unterschrift kann für verschiedene Ereignisse (z.B. Kursabschluss, Veranstaltung besucht, Bildungsnachweis erstellt, usw.) aktiviert oder deaktiviert werden. Mit der erneuten Authentifizierung bestätigen die Mitarbeitenden ihre Identität. Die Information zum Ereignis und zur Bestätigung der Identität wird durch das LMS im Audit-Log protokolliert. Ein Bildungsnachweis über einen absolvierten Kurs ist damit erst gültig, wenn die elektronische Unterschrift erfolgt ist. Dank den automatisierten und chronologisch sortierten Audit Logs, können Bildungsverantwortliche beispielsweise einen erfolgreichen Kursabschluss durch eine beliebige Person jederzeit authentifiziert belegen und gegenüber Behörden nachweisen.

Wie gehen easylearn-Administratoren vor, um die Funktion optimal zu nutzen?

Als Erstes definieren sie die Ereignisse, bei denen die Option zum Einsatz kommen soll. Meist sind diese abhängig von den betriebsinternen Prozessen und Anforderungen an die Nachweisplicht. Der häufigste Fall ist sicher die Überprüfung der Identität beim Kursabschluss oder beim Speichern der Anwesenheitsinformationen auf einer Teilnehmerliste bei einem Präsenzkurs.

Kann die Aufforderung zur elektronischen Unterschrift durch die Mitarbeitenden umgangen werden?

Nein, das ist nicht möglich, denn die Option «Elektronische Unterschrift» in easylearn ist manipulationssicher. Selbst Änderungen direkt in der Datenbank werden erkannt und automatisch gemeldet.

Für welche Unternehmen eignet sich diese Option in easylearn?

Sie ist überall dort wertvoll, wo erhöhte Anforderungen an die Nachweispflicht bestehen. Das betrifft beispielsweise Unternehmen und Organisationen, die sich an regulatorische Vorgaben seitens FDA halten müssen. Die FDA gibt im Dokument 21 CFR 11 Vorgaben bzgl. der Anforderungen an die elektronische Datenhaltung und den Umgang mit elektronischen Unterschriften. Schliesslich sind die Kursdaten der Mitarbeitenden ein wichtiger Bestandteil eines Audits durch die FDA.

In welcher Branche findet die LMS-Funktion aktuell die grösste Anwendung?

Von den Mehrwerten der LMS-Funktion profitieren insbesondere Unternehmen in der Medtechbranche. Denn in Zusammenhang mit den wiederkehrenden Audits gilt es erhöhte Anforderungen an die Nachweispflicht zu erfüllen. Unternehmen mit zertifizierten Medizinprodukten können sich dank der easylearn-Funktion «elektronische Unterschrift» den administratorischen Aufwand im Zertifizierungsprozess massgeblich verringern und sich die wiederkehrenden Audits entsprechend vereinfachen.

Was wäre ein weiteres Praxisbeispiel, in dem die LMS-Funktion Ressourcen einsparen oder ein Unternehmensrisiko vermeiden könnte?

Verursacht ein Lastwagenfahrer aufgrund seiner Sehschwäche einen Unfall, so kann das Unternehmen unter Umständen zur Rechenschaft gezogen werden. Zumindest dann, wenn es nicht transparent nachweisen kann, wann der betreffende Chauffeur den letzten obligatorischen Sehtest absolviert hat. Ebenso wird es unbequem fürs Unternehmen, wenn es nicht schwarz auf weiss beweisen kann, dass der Lastwagenlenker die notwendigen e-Learning- und Praxiskurse absolviert und aufgefrischt hat, welche in seiner Funktion erforderlich sind.

Benutzerdaten verifizieren – Risikofaktoren minimieren

Das Wissen rechtzeitig an die entsprechenden Mitarbeiterzielgruppen zu vermitteln ist das eine. Um Risikofaktoren in verschiedenen Bereichen so gut es geht zu minimieren, reicht ein einfacher Bildungsnachweis bzw. Kursnachweis manchmal nicht aus. Denn Führungspersonen müssen bei gewissen Bildungsthemen nicht nur belegen können, ob der Wissenstransfer erfolgt ist, sondern ebenso nachweisen, dass der Kurs tatsächlich von der entsprechenden Person absolviert wurde. Dazu ist es notwendig, die Benutzerdaten im LMS während eines e-Learning-Kurses laufend zu verifizieren. Sprich: Bildungsverantwortliche legen fest, wo im Lernprozess das LMS die Kursteilnehmer auffordert, ihre Identität zu bestätigen.

Absolvierte Kurse nachweisen und authentifizieren: Weshalb ist das für Unternehmen so wichtig?

Sind Mitarbeitende beispielsweise mit aktuellen Gesetzen, Regeln und Richtlinien nur unzureichend vertraut, so könnten Wirtschafts- oder Imageschäden ärgerliche Folgen sein. Im schlimmsten Fall kann unzureichendes Wissen zu Personenunfällen und -verletzungen im Arbeitsbetrieb führen. Erst recht, wenn Gesetze sich ändern und die Mitarbeiterfluktuationen aufgrund der wandelnden Gesellschaft zunehmen, sind Unternehmen gefordert. Für Führungspersonen heisst das: Wissen vermitteln, absolvierte Kurse nachweisen und dabei die Benutzerdaten authentifizieren. Letzteres funktioniert mit der LMS-Funktion «Elektronische Unterschrift» sehr effizient und bringt zahlreiche Mehrwerte:

• Wissen benutzerbasiert nachweisen: Dank der «elektronischen Unterschrift» können Unternehmen jederzeit tracken, wann wer welches Wissen erlangt hat und so gegenüber Behörden einen verifizierten Bildungsnachweis vorlegen.
• Bildungsprozesse transparent abbilden: Wer absolvierte Kurse nachweisen und authentifizieren kann, schafft mehr Transparenz im Bildungsprozess. Schliesslich sammelt die Datenbank des easylearn-LMS dank der Funktion «Elektronische Unterschrift» alle Ereignisse und bildet sie chronologisch ab. So können Führungspersonen jederzeit prüfen, ob das relevante Wissen zum richtigen Zeitpunkt an die entsprechenden Personen im Unternehmen gelangt.
• Zertifizierungsprozesse einfach und effizient abwickeln: Verifizierte Benutzerdaten im easylearn-LMS erleichtern einem Produktmanager den Zertifizierungsprozess enorm. So kann er automatisiert die erforderlichen Listen exportieren, welche belegen, wann die Mitarbeitenden welche e-Learning-Kurse zu den entscheidenden Bildungsthemen absolviert haben. Dies senkt den Administrationsaufwand massgeblich.
• Lern- und Bildungsmotivation steigern: Die LMS-Funktion «Elektronische Unterschrift» ist für Vorgesetzte und Mitarbeitende ein grosser Mehrwert. Schliesslich steigern automatisierte Tools im Hintergrund nicht nur die Attraktivität des LMS, sondern ebenso die Freude am Lernen und Administrieren.
• Kosten einsparen: Durch die automatische Authentifizierung der Kursteilnehmer können Unternehmen enorme Kosten einsparen. Schliesslich ersetzt die elektronische Unterschrift den Papierkrieg, der durch das Drucken, Faxen oder Versenden per Post entsteht.
• Wirtschaftliche Schäden und imageschädigende Publicity vermeiden: Können Unternehmen intern und gegenüber Behörden jederzeit sicherstellen und verifiziert nachweisen, dass ihre Mitarbeitenden die aktuellen Gesetze, Regeln und Richtlinien in Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit kennen, so haben sie in einem Rechtsfall diesbezüglich nichts zu befürchten.

Ressourcen sparen, Audits vereinfachen und Prozesse erleichtern – dank der elektronischen Unterschrift

Dank der Funktion «Elektronische Unterschrift» können die Benutzerdaten der Kursteilnehmer einfach, effizient und sicher an beliebigen Zeitpunkten im Lernprozess authentifiziert und die absolvierten Lernaktivitäten (z.B. Kurse) lückenlos nachgewiesen werden. Das kann ein Unternehmen vielseitig bereichern und deren Prozesse vereinfachen. So senkenUnternehmen nicht nur Ressourcen und Kosten, sondern minimieren auch zahlreiche Risikofaktoren.