Erfolgsstory: Innovatives Veranstaltungsmanagement bei der Klinik Schützen in Rheinfelden

«Dank der entwickelten Termin-Import-Schnittstelle hat sich der administrative Aufwand unseres Veranstaltungsmanagements enorm reduziert.»

  Christine Brogli, Leiterin Klinikadministration und Mitglied Klinikleitung der Klinik Schützen

easylearn connect sorgt für Begeisterung

Für Organisationen im Gesundheitswesen stehen die Mitarbeitenden besonders im Fokus. Denn nur, wenn sie motiviert und begeistert sind, schaffen es Kliniken, sie langfristig als Fachkräfte zu halten. Doch wie kann eine Organisation diese Begeisterung wecken? Mit der modularen easylearn-Lernplattform und dem Schnittstellen-Adapter easylearn connect wird das Wissensmanagement zu einem erfreulichen Erlebnis für alle Beteiligten. Bei der Klinik Schützen stehen die Effizienz und die einfache Administration ganz oben auf der Anforderungsliste. Dank der Entwicklung eines Bildungs- und Veranstaltungsmanagements mit Hilfe von easylearn können die Mitarbeitenden ihre Fortbildungen über die easylearn-Lernplattform beantragen, planen und durchführen. Eine Schnittstelle zwischen easylearn und dem Klinikinformationssystem «Polypoint» ermöglicht sogar das automatisierte einplanen der Präsenzveranstaltungen in den Agenden der Mitarbeitenden. So minimieren sich der Aufwand, die Administration und die Fehleranfälligkeit beim Bildungsmanagement merklich. Im Interview verrät Christine Brogli, Leiterin Klinikadministration und Mitglied der Klinikleitung, wie die Entwicklung der Schnittstelle ablief und welche Vorteile sich dadurch für die Klinik Schützen ergeben.

Frau Brogli, vor welcher Herausforderung standen Sie, als Sie sich für easylearn entschieden haben?

Wir bieten unseren Mitarbeitenden ein abwechslungsreiches Angebot an Fortbildungsmöglichkeiten und Schulungen. Da wir die unterschiedlichen Veranstaltungen damals über verschiedene Plattformen ausgeschrieben und geplant haben, gestaltete sich die Administration aber aufwendig und mühsam. Wir haben alle Anträge für individuelle Weiterbildungen mittels Papierformularen gelöst, was zur Folge hatte, dass unsere Mitarbeitenden keine standardisierten Nachweise und keine Auswertungen ihrer Ausbildungen erhielten. Um unseren Mitarbeitenden ein vollumfängliches, erfolgreiches Bildungserlebnis bieten zu können, haben wir uns dazu entschieden, in eine Lernplattform mit unterschiedlichen Funktionen zu investieren.

Wieso haben Sie sich für easylearn entschieden?

easylearn bietet mit der modularen Lernplattform ein Werkzeug, das Organisationen und Unternehmen mit geringem Personalaufwand verwalten können. Ausserdem können wir damit unser vielfältiges Bildungsangebot in nur einer Plattform abbilden und administrieren. Unsere Mitarbeitenden erhalten automatisiert die gewünschten Bildungsnachweise und müssen diese nicht mehr mühselig von Hand nachführen. Zudem lässt sich der Aus- und Weiterbildungsstand optimal im easylearn-Dashboard überwachen.
Ein weiterer wichtiger Entscheidungsfaktor war für uns die Möglichkeit, easylearn mit unseren bestehenden Drittsystemen zu verbinden. Wir wollten die Terminplanung der Fortbildungen für unsere Mitarbeitenden möglichst einfach gestalten. Und easylearn bot uns die Möglichkeit, die Termine über eine Schnittstelle direkt in die Agenda des Benutzers zu planen – genau, was wir gesucht haben

Sie sprechen hier von der Integration eines Drittsystems. Wie sind Sie gemeinsam mit easylearn vorgegangen, um ein ganzheitliches Bildungs- und Veranstaltungsmanagement einzuführen?

Gemeinsam mit der Projektleiterin von easylearn haben wir während unterschiedlichen Workshops unsere Bedürfnisse und Anforderungen analysiert. Daraus ist ein Einsatz- und Betriebskonzept für das easylearn-LMS entstanden. Anschliessend konnten wir gemeinsam mit dem Software-Lieferanten unseres Klinikinformationssystems «Polypoint» und den Schnittstellen-Experten von easylearn eine Importschnittstelle definieren, mit der die gebuchten Termine für Weiterbildungsveranstaltungen jeweils direkt in die Agenden der Mitarbeitenden eingeplant werden. Die Mitarbeitenden von easylearn sind uns, während dem gesamten Entwicklungs- und Einführungsprozess, tatkräftig zur Seite gestanden. Das ist ein Privileg und hat uns in unserer Entscheidung für easylearn zusätzlich bestärkt.

Gab es bei der Entwicklung und Einführung der Schnittstelle auch Stolpersteine?

Wir starteten das Projekt für unser Bildungs- und Veranstaltungsmanagement im Frühjahr 2019. Bei der genaueren Definition der Schnittstellen stellten wir aber fest, dass die Umsetzung mit der aktuellen easylearn-Version nicht realisierbar war. So warteten wir das Update auf die Version 6 ab und konnten währenddessen unsere Anforderungen nochmals überarbeiten und genauer definieren. Nach dem Update legten wir sofort mit der Parametrisierung der Schnittstelle los, sodass wir baldmöglichst online gehen konnten.

Nachdem wir die Schnittstelle ausführlich getestet und den produktiven Start hinter uns hatten, kam bereits das nächste Hindernis: Die COVID-19-Pandemie hat unseren Plan durchkreuzt. Wir mussten leider alle Präsenzveranstaltungen annullieren und konnten das System so gar nicht ganzheitlich nutzen.

Seit April 2022 bieten wir wieder regelmässig Präsenzveranstaltungen an und nutzen dafür easylearn mit der individuellen Schnittstelle. Wir hatten keine Systemausfälle und die Integration unseres Klinikinformationssystems «Polypoint» funktioniert wunderbar. Inzwischen sind wir dabei, unsere Mitarbeitenden an das neue, deutlich einfachere An- und Abmeldeverfahren mit easylearn zu gewöhnen. Dies wird mit Sicherheit schnell gelingen, da die Lösung von easylearn sehr benutzerfreundlich und intuitiv ist. 

Welche Vorteile bietet Ihnen easylearn insbesondere mit der Agenda-Integration?

Die individuelle Schnittstelle, die wir dank easylearn connect effizient einführen konnten, schafft zahlreiche Mehrwerte. Wir konnten den administrativen Schulungsaufwand für uns und unsere Mitarbeitenden massiv reduzieren. Vor der Schnittstelle mussten die Veranstaltungen manuell eingetragen werden und man musste darauf achten, keine Überschneidungen zu generieren. Dieser Prozess war aufwendig und sehr fehleranfällig. Mit easylearn funktioniert dies nun automatisiert, sodass immer direkt ersichtlich ist, wann die Mitarbeitenden ihre Fortbildungen besuchen. Wir können unsere Präsenzveranstaltungen nun viel effizienter organisieren, da beispielsweise die Räume direkt über easylearn gebucht werden. 

Zum Schluss noch ein kleiner Ausblick: Gibt es Themen oder ein Projekt, dass Sie nächstens mit easylearn angehen werden?

Momentan sind wir intensiv mit der Finalisierung des Antrags für individuelle Weiterbildungen beschäftigt. Damit können unsere Mitarbeitenden in Zukunft ihre Bildungsanträge direkt über easylearn abwickeln und brauchen kein Papierformular mehr dazu. Zudem stellen wir in nächster Zeit die Bildungsnachweise fertig, sodass wir sie den Mitarbeitenden jährlich zustellen und auch direkt im elektronischen Personaldossier ablegen können

Zusätzlich sind wir dabei, ein Wiki Nachschlagewerk aufzubauen. Wir werden hier auch den Zugriff zu externen Onlinemagazinen integrieren und Unterlagen aus internen Fortbildungsprogrammen ablegen. So schaffen wir eine ganzheitliche Wissensquelle, zu der alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff haben.

Mehr Ressourcen für die Kernaufgaben dank easylearn

Diese spannende Erfolgsstory zeigt deutlich auf, dass sich die Vereinfachung der administrativen Prozesse für alle Beteiligten lohnt. Mit Hilfe der kompetenten Beratung und Unterstützung von easylearn organisiert die Klinik Schützen ihr Fortbildungsangebot nun über eine einzige Plattform. So werden administrative Prozesse vereinfacht, Bildungskennzahlen können einfach generiert werden und die Mitarbeitenden managen all ihre Fortbildungen mit easylearn – und das direkt in Verbindung mit ihren persönlichen Agenden.

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