LMS reibungslos einführen in 5 Schritten – inkl. Best-Practice-Beispielen

Autor

Petra Schuler

Datum

03. January 2024

Sie haben sich für das passende Learning Management System (LMS) entschieden und nun ist es Zeit, dies zu implementieren. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die offizielle Einführung, wobei Sie alle Mitarbeitenden an Bord holen. Diese herausfordernde Phase ist die wohl entscheidendste im Projektverlauf – aber keine Sorge, wir versorgen Sie mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, spannenden Praxisbeispielen und unserem exklusiven Leitfaden, damit Sie Ihre Crew mit Bravour navigieren.

 

Warum ist ein durchdachter Rollout entscheidend?

Die Einführungsphase markiert den Übergang von der Auswahl und Planung eines LMS hin zur tatsächlichen Nutzung von allen Mitarbeitenden. Dies ist ein Schlüsselmoment, der die Chancen auf den Erfolg erheblich steigern kann.

Ein durchdachter Rollout-Plan mit den Mitarbeitenden im Zentrum hilft, nichts Wichtiges zu vergessen

Mitarbeitende als Schlüsselfaktor

Bei der Einführung des LMS ist es von höchster Bedeutung, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gezielt einzubeziehen und eine positive Resonanz zu schaffen. Denn ihre Akzeptanz ist absolut entscheidend für den Projekterfolg und somit für die betriebliche Weiterbildung. Wie bei jedem Change-Prozess gilt es, Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen. Die Basis dazu ist ein durchdachter Rollout-Plan.

 

 

Marcel Wergles, Head of Projects & Support, easylearn

«Eine reibungslose Einführungsphase erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden das System positiv wahrnehmen und aktiv nutzen. Dies trägt dazu bei, die Ziele der betrieblichen Weiterbildung effektiver zu erreichen.»

Marcel Wergles, Head of Projects & Support, easylearn

In 5 Schritten zur erfolgreichen Systemeinführung

Eines vorweg: Mit einer einzigen E-Mail ist es nicht getan. Eine erfolgreiche Einführung der Lernplattform holt die Mitarbeitende an Bord. Dies verlangt einen durchdachten Rollout-Plan mit gezielten Massnahmen und klarer Kommunikation.

Die Einführung im Projektverlauf und deren 5 Phasen

1. Ankündigung

Werden die Mitarbeitenden erst am Tag der effektiven Einführung über die neue Lernplattform informiert, kann dies negative Auswirkungen auf die Akzeptanz haben. Denn so erfolgt die gesamte Information auf einen Schlag, was Mitarbeitende überfordern und demotivierend wirken kann. Eine frühzeitige Information ist darum zentral!

Nutzen Sie dafür im Vorfeld Kommunikationskanäle wie Intranet, Mail oder Teamanlass, um auf die künftige Lernplattform aufmerksam zu machen und Einblick in den Prozess zu geben.

Wichtig ist bei jeglichen Kommunikationsmassnahmen, die Notwendigkeit und den Nutzen der Veränderung aufzuzeigen.

Praxisbeispiel #1

Praxisbeispiel #2

Praxisbeispiel #3

Aktiv informieren

Klassische Kanäle für die Ankündigung sind Kommunikationskanäle wie E-Mail, Intranet oder Mitarbeiter-Newsletter. Unser Kunde Amcor erstellte beispielsweise als Ankündigung ein Teaser-Banner und setzte diesen auf unterschiedlichen Kanälen ein.

Interne soziale Medien

Unser Kunde Bürgenstock hat bereits vorab über die bevorstehende Einführung von der easylearn-Lernplattform auf ihrer Kommunikationsapp Beekeeper informiert. Von anderen werden auch Plattformen wie SlackMicrosoft Teams oder Involve eingesetzt.

Live-Kommunikation

Auch eignen sich Kanäle wie Meetings, Mitarbeiterversammlungen oder Teamanlässen für das Ankündigen eines neuen LMS. Dies bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen und sich über das neue System auszutauschen, was die Akzeptanz und das Verständnis fördern kann.

2. Schulungen

Das nächste wichtige Etappenziel sind Schulungen. Nicht alle Mitarbeitenden müssen vorab für den Einsatz des LMS geschult werden. In einem ersten Schritt sind folgende Gruppen von Schulungen betroffen:

  • Ausbildungs-Manager (z.B. Führungspersonen, Teamleitende, HR)
    lernen, Lernaktivitäten zu verwalten
  • Fachverantwortliche (z.B. Sicherheitsbeauftragte, IT, HR)
    lernen, e-Learnings zu erstellen
  • Application Owner (z.B. IT)
    lernen, Systembetrieb sicherzustellen

Diese fachübergreifenden Personen sind in der Regel bereits Teil des Projektteams. Sie sollen dazu geschult werden, die Lernplattform möglichst ganzheitlich, effizient und gewinnbringend einzusetzen.

Praxisbeispiel #1

Praxisbeispiel #2

Praxisbeispiel #3

Präsenz- und Online-Kurse

Bei easylearn schulen unsere Experten mittels Präsenz- und Online-Kursen die System- und Fachverantwortlichen von Unternehmen.

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e-Learnings

Weiter bieten wir unsere Schulungsangebote in Form von e-Learnings an. 

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Train the Trainer

Dabei handelt es sich um eine Schulungsmethode, bei der Mitarbeitende geschult werden, um andere Mitarbeiter zu schulen und so Wissen und Fähigkeiten innerhalb der Organisation zu fördern.

3. Pilot-Gruppe

Bevor das gesamte Team an Bord kommt, empfehlen wir ein neues LMS zuerst in einer Abteilung oder einem Subunternehmen zu implementieren. Diese Personen sollen Feedback zum Prozess und den Lerninhalten geben. Sollte etwas nicht verständlich sein, kann dies vor der offiziellen Einführung noch optimiert werden.

Eine Pilotgruppe bietet zahlreiche Vorteile:

  • Start in einer «sicheren» Umgebung für allfällige Fehlerbehebung
  • Prozess und Lerninhalten werden optimiert und damit das Risiko minimiert
  • Pilotgruppe wird zu Wissensträgern
Willy Fuchs, Projektleiter, fenaco Genossenschaft

«Unsere Entscheidung, das LMS in separaten Schritten für jedes Sub-Unternehmen einzuführen, war ein Schlüssel zum Erfolg. Dadurch konnten wir zum einen individuelle Anforderungen berücksichtigen und sicherstellen. Und zum anderen aus den Erfahrungen jedes Rollouts lernen.»

Willy Fuchs, Projektleiter, fenaco Genossenschaft

4. Go-Live

Endlich kommt der Tag X und das LMS wird in der gesamten Firma eingeführt. Ziel ist, dass alle Mitarbeitenden sich auf der Plattform einloggen und sich damit vertraut machen. Generell gilt: Je häufiger sich Mitarbeitende auf der Plattform einloggen, desto mehr gewöhnen sie sich daran.

Praxisbeispiel #1

Praxisbeispiel #2

Praxisbeispiel #3

Praxisbeispiel #4

Mitarbeitergeschenk

Wie wäre es mit einer kleinen Überraschung? Unsere Kunden Bürgenstock und Sprüngli haben beide beispielsweise etwas Süsses geschenkt.

  

Spannende erste e-Learnings

Legen Sie erst recht beim ersten e-Learning grossen Wert auf einen packenden Lerninhalt. Es geht dabei vor allem darum, den Mitarbeitenden aufzuzeigen, was mit e-Learnings alles möglich ist. Mögliche Themen:

  • Erklärung easylearn
  • Virtueller Bürorundgang
  • Präsentation der Unternehmenswerte vom CEO

Poster oder Flyer

Platzieren Sie Poster oder Flyer wie unsere Kunden Amcor und Transgourmet/Prodega an strategischen Stellen wie beim Eingangsbereich und in der Cafeteria, um auf das neue LMS aufmerksam zu machen und wichtige Informationen bereitzustellen.

  

Roadshow

Unser Kunde Coop Mineralöl führte seine Mitarbeitende in den Coop Tankstellen- und Coop Pronto Shop-Filialen vor Ort in die neue Lernplattform ein.

Marcel Wergles, Head of Projects & Support, easylearn

«Für die erfolgreiche Einführung eines LMS ist es von grosser Bedeutung, den Mitarbeitenden Aufgaben zu stellen, bei denen sie sich in regelmässigen Abständen auf der Plattform einloggen müssen. Beispielsweise um verschiedene e-Learnings oder Umfragen zu absolvieren oder Bildungsdaten zu kontrollieren.»

Marcel Wergles, Head of Projects & Support, easylearn

5. Unterstützung

In der letzten Einführungsphase geht es darum, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden, wenn nötig, unterstützt werden und das LMS reibungslos eingesetzt werden kann.

Praxisbeispiel #1

Praxisbeispiel #2

Praxisbeispiel #3

Anlaufstelle definieren

Es ist normal, dass dabei viele Fragen aufkommen. Darum sollte eine klare Anlaufstelle - oder noch besser eine spezifische Person - bestimmt und kommuniziert werden, die sich um Unklarheiten kümmert. Unser Kunde Sprüngli hat zudem zum Beispiel eine Hotline und Lernstationen mit Unterstützung eingerichtet.

Dokumentation

Wenn Mitarbeitende selbst nachschlagen möchten, bieten wir bei easylearn auf der Plattform unter «Online Hilfe» diverse Informationen an wie: FAQ, Dokumentation oder Experten-Tipps. Manche Firmen erstellen zusätzlich auch eigenen Manuals.

Feedback-Mechanismen

Richten Sie Mechanismen ein, um das Feedback der Mitarbeitenden zum neuen LMS zu erfassen und auf ihre Anliegen einzugehen. Um Diskussionen, Fragen und Updates in Echtzeit zu teilen, eignen sich interne soziale Medien wie Microsoft TeamsBeekeeperSlack oder Involve.

Bei easylearn bieten wir am Ende eines e-Learnings eine Bewertung- und Feedback-Funktion an, damit die Lerninhalte entsprechend angepasst werden können.

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