EU AI Act: Das müssen Sie für Ihre betriebliche Bildung wissen

Der EU AI Act kurz erklärt

Wer trägt die Verantwortung, wenn KI-gestützte Entscheidungen kritische Folgen haben? Wie gehen wir damit um, wenn ein KI-Tool im Personalwesen Mitarbeitende falsch einstuft und dadurch Löhne oder Entwicklungschancen beeinflusst? Und wie sicher bleiben unsere Daten, wenn KI-Systeme auf ausländischen Servern laufen, die anderen Rechtsstandards unterliegen? Solche Fragen zeigen, wie wichtig klare Regeln für den verantwortungsvollen Einsatz von KI sind. 

Der EU AI Act ist weltweit der erste umfassende Regulierungsrahmen, der die Entwicklung und den Einsatz von KI-Systemen regelt. Ziel ist es, unsere Grundrechte zu schützen und sicherzustellen, dass KI fair, nachvollziehbar und verantwortungsvoll eingesetzt wird. Der Act betrifft alle Unternehmen, die KI in der EU entwickeln, anbieten oder nutzen – also praktisch alle. Dazu verfolgt er einen risikobasierten Ansatz: Je höher das Risiko, desto strenger die Anforderungen, etwa zu Transparenz, Datenqualität oder menschlicher Aufsicht.

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Gilt die KI-Verordnung auch für Unternehmen in der Schweiz?

Der EU AI Act gilt für alle Unternehmen, die KI-Technologien in der EU entwickeln oder betreiben. Eine frühzeitige Auseinandersetzung lohnt sich aber auch für rein schweizerische Firmen. Denn ein vergleichbares Regelwerk ist absehbar und wer sich jetzt vorbereitet, schützt sein Unternehmen und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden sicher und verantwortungsvoll mit KI arbeiten.

Der EU AI Act im Personalwesen: das müssen Sie wissen

Gerade in der Personalentwicklung bietet KI grosse Chancen: Schulungen entstehen in Minuten und ganz ohne Profikenntnisse, personalisierte Lernpfade verbessern das Lernerlebnis und KI-Tutoren entlasten Trainer:innen. Damit der Einsatz fair und sicher bleibt, setzt der EU AI Act klare Vorgaben:

Kompetenzaufbau – seit Februar 2025

Artikel 4 verpflichtet Unternehmen zum gezielten Aufbau von KI-Kompetenzen. Eine Aufgabe, die klar bei Personalentwicklung liegt. Dabei geht es um weit mehr als die Bedienung des Tools oder das Formulieren guter Prompts. Entscheidend ist viel mehr, dass Mitarbeitende KI verantwortungsvoll einsetzen. Dazu gehört der kritische Umgang mit KI-Outputs, das Erkennen von Risiken und ein Bewusstsein für ethische Aspekte. Bussgelder drohen hier zwar keine, doch im Schadensfall trägt das Unternehmen die Verantwortung, was durchaus teuer zu stehen kommen kann. 

Kennzeichnungspflicht – ab August 2026

Was Sie kennzeichnen müssen: KI-generierte Inhalte, die täuschend echt wirken, müssen klar als künstlich erstellt erkennbar sein. Das betrifft nicht nur Texte, Ton und Bilder. Sobald Anwendungen Inhalte oder Antworten automatisch veröffentlichen, also ohne menschliches Überprüfen, gilt die Kennzeichnungspflicht. Beispiele für solche Tools sind Chatbots, automatisierte Auswertungen von Assessments oder Tools zur Vorselektion von Bewerbungen. 

Was Sie nicht kennzeichnen müssen: Wird ein KI-Text redaktionell geprüft, angepasst und von einer verantwortlichen Person freigegeben, besteht in der Regel keine Kennzeichnungspflicht. Gleiches gilt, wenn KI nur unterstützend wirkt, etwa bei Rechtschreibung, Übersetzung oder Formulierungshilfen.

Konsequenzen bei Verstössen: Der EU AI Act sieht Bussen von bis zu 15 Millionen Euro oder bis zu 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Genauso relevant wie Geldbussen ist auch der Vertrauensverlust, der bei Mitarbeitenden als auch bei externen Zielgruppen entsteht, wenn Sie KI intransparent einsetzen. Mehr als nur eine rechtliche Frage ist Transparenz gerade im Personalwesen auch ein Thema der Glaubwürdigkeit.

Betreiberpflichten bei Hochrisiko-KI – ab August 2026

Hochrisiko-KI betrifft im Personalwesen vor allem Systeme, die Entscheidungen treffen, die sich direkt auf Personen auswirken. 

Ihre konkreten Pflichten: 

• Nutzen Sie Hochrisiko-Systeme strikt «gemäss Gebrauchsanweisung und der Zweckbestimmung». 
• Stellen Sie sicher, dass die Eingabedaten zur Aufgabe passen, aktuell und möglichst frei von Verzerrungen sind. 
• Fachlich kompetente Personen behalten die Ergebnisse im Blick, prüfen Auffälligkeiten und greifen ein, wenn etwas nicht plausibel wirkt. 
• Informieren Sie Mitarbeitende und Betroffene darüber, dass ein Hochrisiko-KI-System im HR-Prozess zum Einsatz kommt.

Konsequenzen bei Verstössen: Wer ein Hochrisiko-System unsauber betreibt, riskiert nicht nur Geldbussen, sondern auch arbeitsrechtliche Konflikte, Datenschutzverfahren und Diskriminierungsvorwürfe. Auch hier gilt: Gerade im HR-Bereich stehen Fairness, Nachvollziehbarkeit und Vertrauen im Mittelpunkt. Fehlerhaft eingesetzte KI gefährdet das unmittelbar.

Fahrplan: So setzen Sie den EU AI Act um

Schritt 1: Bestandsaufnahme 
Ermitteln Sie, wo in Ihrem Unternehmen bereits KI zum Einsatz kommt und listen Sie alle Systeme auf. Notieren sie dazu jeweils den Zweck des Tools, Datenanforderungen und Einfluss auf Mitarbeitende.

Schritt 2: Zusammenarbeit mit IT und Legal
Beziehen Sie IT und Rechtsabteilung von Anfang an in alle Schritte ein. IT prüft technische Risiken und System-Architektur, Legal beurteilt Datenschutz, Verträge und Risikoklassen. So stellen Sie sicher, dass alle Massnahmen im Einklang mit dem EU AI Act stehen.

Schritt 3: Risikoklassifizierung
Ordnen Sie alle KI-Anwendungen den Risikokategorien des EU AI Act zu.

Schritt 4: Governance und Verantwortlichkeiten
Definieren Sie klaren Rollen:

• Aufsicht über KI-gestützte Lern- und HR-Prozesse
• Freigabe von KI-Inhalten
• Kontrolle von Trainingsdaten
• Überprüfung von KI-Entscheiden bei Assessments und Empfehlungen

Schritt 5: Dokumentation und Transparenz sicherstellen

• Informieren Sie Mitarbeitende und alle weiteren Nutzenden, wo KI zum Einsatz kommt und wie sie Entscheidungen trifft. 
• Kennzeichnen Sie mit KI generierte Inhalte gemäss der oben beschriebenen Kennzeichnungspflicht.
• Erklären Sie, welche Daten eingesetzt werden und welche Grenzen die Systeme haben
• Kommunizieren Sie Risiken und Verantwortlichkeiten offen

Schritt 6: KI-Kompetenz aufbauen
KI entfaltet ihr Potenzial erst, wenn Menschen sie richtig einsetzen. Dafür müssen Ihre Mitarbeitenden keine Data Scientists werden, aber sie brauchen ein solides Verständnis der Funktionsweise, Möglichkeiten und Grenzen von KI. Auch bildet KI-Kompetenz die Basis für eine funktionierende Governance. Da sich KI-Tools schnell weiterentwickeln, Lernbedarfe und organisatorische Anforderungen sich verändern, ist der Kompetenzaufbau ein fortlaufender Prozess: Prüfen Sie regelmässig, ob Lerninhalte noch aktuell sind und ob Teams zusätzliche Fähigkeiten benötigen. 

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Was Sie als easylearn Kunde oder Kundin wissen sollten

Bei uns ist Informationssicherheit mehr als nur ein Versprechen: Unser Team entwickelt, betreut und hostet das easylearn-LMS zu hundert Prozent in der Schweiz. Die Daten unserer Kundschaft aus der EU hosten wir in einem Cloud-Center in Deutschland. Und wir sind stolz, zu den wenigen LMS-Anbietern mit akkreditierter ISO 27001-Zertifizierung zu gehören. Für Sie bedeutet das: Ihre Daten sind nachweislich und nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt. Wir nehmen diese Verantwortung ernst, weil wir wissen, dass Sicherheit und Vertrauen zentral sind für eine Lernplattform, die sensible Daten verarbeitet. 
Mehr zu unserem Umgang mit Ihren Daten erfahren Sie hier.