Das passende Autorentool finden: Kriterien, Preismodelle und Entscheidungshilfen

Ein sinnvoller Autorentool-Vergleich beginnt bei den Bedürfnissen deines Unternehmens. Erst wenn klar ist, welche Inhalte ihr erstellt, wie eure Prozesse aussehen und was das Tool im Alltag leisten soll, lässt sich beurteilen, welche Lösung wirklich passt. Haltet eure Anforderungen von Anfang an strukturiert fest. So schafft ihr eine gemeinsame Grundlage für den Vergleich und spart bei der Bewertung später viel Zeit. Dafür haben wir für dich einen Autorentool-Anforderungskatalog erstellt, der diesen Schritt übernimmt. Du findest ihn hier. 

Strategische Rahmenbedingungen klären

Welche Content-Formate wollt ihr künftig erstellen? Wie viele Personen arbeiten mit dem Tool? Und welches Budget steht euch für Einführung, Nutzung und Weiterentwicklung realistisch zur Verfügung? Denkt auch das Lizenzmodell früh mit. Ob Kauflizenz oder Mietmodell besser passt, hängt unter anderem davon ab, wie langfristig ihr plant, wie flexibel ihr bleiben wollt und wie sich die Kosten über die Zeit entwickeln.
 

Prozesse mitdenken

Ein gutes Autorentool unterstützt nicht nur bei der Inhaltserstellung, sondern passt auch zu euren Arbeitsprozessen. Klärt deshalb, wie häufig ihr Lerninhalte aktualisiert, welche Medienformate ihr einbinden möchtet und ob ihr Inhalte oder Medien mehrfach in verschiedenen e-Learnings nutzt. Prüft auch, ob ihr externe Inhalte einbinden müsst und ob das Tool den gesamten Lebenszyklus eurer Lerninhalte unterstützt. Dazu gehört mehr als die reine Produktion. Auch Konzeption, Abstimmung, Überarbeitung und laufende Pflege spielen eine Rolle.
 

Benötigte Funktionen realistisch priorisieren

Im nächsten Schritt geht es um den gewünschten Funktionsumfang. Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele Features abzuhaken, sondern die Funktionen zu priorisieren, die für eure Anforderungen wirklich relevant sind. Überlegt euch deshalb, welche Seitentypen, Interaktionen und Gestaltungsmöglichkeiten ihr tatsächlich braucht. 

Je nach Einsatzgebiet lohnt sich zudem ein Blick auf Zusatzfunktionen wie Notizen, Bookmarks oder Einträge in ein Nachschlagewerk. Die wichtigsten Funktionen, die du bei der Autorentool-Wahl beachten solltest, haben wir hier für dich zusammengefasst. Dort findest du auch einen Leitfaden für die erfolgreiche Einführung des Autorentools im Unternehmen.
 

Welche Anforderungen habt ihr heute – und welche morgen?

Ein Autorentool allein auf Basis der aktuellen Situation und Anforderungen zu wählen, greift zu kurz. Denkt die nächsten Jahre mit: Welche Entwicklungen zeichnen sich bereits heute ab? Dazu gehört beispielsweise, dass vielleicht mehr Fachbereiche Inhalte erstellen oder mobile Nutzung wichtiger wird. Die Auswahl muss also auch die Unternehmensentwicklung unterstützen.
 

Wenn die eigenen Anforderungen klar sind, geht es im nächsten Schritt darum, die Kriterien zu bewerten, die im Arbeitsalltag tatsächlich relevant sind. Diese Punkte sind dabei besonders wichtig:

• Einfache Bedienbarkeit: Je intuitiver ein Tool aufgebaut ist, desto schneller arbeiten sich Mitarbeitende ein und desto breiter lässt es sich im Unternehmen einsetzen. So können Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen e-Learnings erstellen und wichtiges Know-how bleibt erhalten, auch wenn erfahrene Personen das Unternehmen verlassen.
• Interaktive Elemente: Quizzes, Drag-and-Drop-Aufgaben oder Hotspots machen aus statischem Content echte Lernerlebnisse. Im Idealfall sind diese Elemente flexibel anpassbar.
• Vorlagen: Mit Templates reduziert ihr den Aufwand bei der Erstellung von e-Learnings. Gleichzeitig sorgen sie für eine konsistente Gestaltung, gleichbleibende Qualität und eine saubere Umsetzung von CD und CI.
• Zusammenarbeit und Qualitätssicherung: Fachwissen kommt aus unterschiedlichen Bereichen und für gewöhnlich durchlaufen e-Learnings fachliche oder didaktische Freigaben. Prüft deshalb, wie gut ein Autorentool Zusammenarbeit unterstützt: Bildet es Redaktions- und Freigabeprozesse sauber ab und gibt es Berechtigungen?
• Aktualisierung und Versionierung: Inhalte veralten. Ein gutes Tool erinnert an fällige Aktualisierungen und hält Änderungen nachvollziehbar fest.
• Schnittstellen: Prüft, welche Anbindungen ihr braucht und ob sich das Tool sauber in eure bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.
• Mobile Nutzung: Wenn nicht allen Mitarbeitenden ein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung steht, müsst ihr Mobile Learning von Anfang an mitdenken. 
• Support und Einführung: Gute Unterstützung beschleunigt die Einführung des Tools und entlastet interne Ressourcen. Prüft auch, wie es um den Support steht: Gibt es verlässliche Ansprechpartner? Wie schnell reagiert der Support und bei welchen Fragen unterstützt er euch? 
• Datenschutz und KI: Prüft genau, wo der Anbieter Daten speichert und wie er sie verarbeitet. Wichtig: Bei Anbietern aus dem Ausland zählen oft andere Datenschutzgesetze, eben die des jeweiligen Landes. Schaut bei KI noch genauer hin: Nutzt das Tool externe Dienste? Fliessen Inhalte an Drittanbieter? Oder entwickelt der Anbieter die Funktionen selbst und steuert die Datenverarbeitung entsprechend? Richtlinien für den sicheren Einsatz von KI in deiner betrieblichen Bildung findest du hier. 

Beim Vergleich von Autorentools zählt neben dem Preis auch das Modell dahinter. Das Lizenzmodell legt fest, wofür ihr bezahlt: zum Beispiel pro erstellende Person, pro lernende Person, pro Team oder als Paket mit festem Leistungsumfang. Genau dieses Modell entscheidet mit darüber, wie gut ein Angebot zu eurem Unternehmen passt und wie sich die Kosten später entwickeln.

Ein tiefer Einstiegspreis wirkt auf den ersten Blick attraktiv. Aussagekräftig wird er aber erst, wenn klar ist, welche Leistungen tatsächlich enthalten sind. Bezahlt ihr nur für die Personen, die Inhalte erstellen? Kosten Support, Schnittstellen oder bestimmte Funktionen extra? Prüft deshalb nicht nur den Preis von heute, sondern auch, wie sich die Kosten bei wachsender Nutzung ändern.

Jetzt habt ihr eure Kriterien definiert und passende Tools in der Auswahl. Damit daraus eine fundierte und intern tragfähige Entscheidung wird, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen. Diese Tipps helfen dabei:

• Muss- und Kann-Kriterien trennen: Muss-Kriterien sind Bedingungen, ohne die ein Tool für euch nicht infrage kommt. Kann-Kriterien sind zusätzliche Vorteile, die hilfreich sein können, aber nicht zwingend notwendig sind. Diese Trennung macht den Vergleich deutlich klarer.
• Weniger aber passendere Tools in die Auswahl nehmen: Eine zu grosse Auswahl macht die Entscheidung schwieriger. Sinnvoller ist es, drei bis fünf Tools in die engere Auswahl zu nehmen, die grundsätzlich zu euren Anforderungen passen.
• Demos strukturiert vergleichen: Bereitet beispielsweise konkrete Anwendungsszenarien vor und stellt bei jedem Anbieter dieselben Fragen. So lässt sich besser beurteilen, wie gut ein Tool im eigenen Unternehmenskontext funktioniert.
• Fachbereiche, HR, IT und Datenschutz früh einbeziehen: Die Entscheidung für ein Autorentool betrifft meist nicht nur eine einzelne Abteilung. Wer diese Perspektiven früh einbezieht, erkennt Anforderungen und mögliche Stolpersteine rechtzeitig.

Mit einem Anforderungskatalog haltet ihr nachvollziehbar fest, welche Funktionen und Eigenschaften euer Autorentool mitbringen soll. So prüft ihr passende Lösungen systematisch anhand eurer eigenen Kriterien, kommt schneller zu einer Entscheidung und könnt diese intern begründen.