Warum ist gutes Offboarding so wichtig

Während Onboarding oft hohe Priorität hat, wird das Exit-Management in vielen Unternehmen noch unterschätzt: Studien zeigen, dass rund 71 % keinen formellen Offboarding-Prozess etabliert haben. Dabei ist dieser genauso wichtig wie das Onboarding, wird angesichts des Fachkräftemangels und der demografischen Entwicklung sogar zur strategischen Notwendigkeit. Denn allein in Deutschland gehen in den kommenden 15 Jahren fast 13 Millionen Erwerbstätige in Ruhestand – während nur etwa die Hälfte dieser Zahl nachrückt. Besonders kritisch: Viele der ausscheidenden Babyboomer bekleiden Schlüsselpositionen und tragen Erfahrungswissen, das selten dokumentiert ist. 

Ein professionelles Exit-Management bietet jedoch weit mehr Vorteile als die Sicherung von Wissen im Unternehmen:

• Employer Branding: Wer ausscheidende Mitarbeitende wertschätzend verabschiedet, hinterlässt einen positiven Eindruck. Nicht nur intern, sondern auch auf dem Arbeitsmarkt. Ehemalige Mitarbeitende wirken als Markenbotschafter:innen oder kehren sogar zurück.
• Reduzierte Einarbeitungszeiten: Übergabegespräche, Dokumentationen und klar geregelte Zuständigkeiten erleichtern neuen Mitarbeitenden den Einstieg. 
• Risikominimierung: Ein geregeltes Offboarding verhindert unbefugten Zugriff auf Systeme, schützt sensible Firmendaten und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.
• Unternehmensentwicklung: Feedbackgespräche liefern wertvolle Insights, um Prozesse, Führung und Zusammenarbeit gezielt zu verbessern.

So gelingt Offboarding: Die 6 wichtigsten Schritte

Das Austritts-Management beginnt, sobald feststeht, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt der Übergang für alle Beteiligten reibungslos und eine Offboarding-Checkliste stellt sicher, dass Sie keinen wichtigen Schritt übersehen.

1. Kommunikation im Team und unternehmensweite Transparenz

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, betrifft das immer auch das Umfeld. Offene und frühzeitige Kommunikation hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und Vertrauen zu erhalten. Teams schätzen klare Informationen zu den nächsten Schritten, den neu verteilten Aufgaben und den Folgen für die Zusammenarbeit. 

Im persönlichen Gespräch mit der ausscheidenden Person lassen sich Erwartungen und offene Fragen klären sowie der weitere Ablauf gemeinsam besprechen. Wer diesen Prozess transparent gestaltet, stärkt das Vertrauen im Team und zahlt aufs Employer Branding ein: Mitarbeitende, die sich respektvoll verabschiedet fühlen, sprechen meist positiv über das Unternehmen.
 

2. Aufgaben und Projekte sauber übergeben

Erstellen Sie eine Übersicht über alle laufenden Projekte, offenen To-dos und Verantwortlichkeiten. Dokumentieren Sie wichtige Hintergrundinfos, Fristen und Ansprechpersonen klar und verständlich. Vereinbaren Sie bei Bedarf Übergabegespräche zwischen der ausscheidenden Person und der Nachfolge oder dem Team. Zentrale Ablagen oder Projektmanagement-Tools sorgen dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen oder Aufgaben liegenbleiben.
 

3. Wissen sichern

Sobald der Austritt feststeht, beginnt der Wissenstransfer. Ziel ist, dass Fachwissen, Projektdetails und Erfahrungswerte nicht verloren gehen. Führen Sie strukturierte Übergabegespräche, in denen scheidende Mitarbeitende ihr Wissen gezielt weitergeben. Wir empfehlen zudem die Nutzung von digitalen Tools, um Wissen zentral zu erfassen und langfristig verfügbar zu machen: 

Mit einem Learning Management System (LMS) stellen Sie Schulungen, Dokumentationen und Wissensartikel zentral zur Verfügung. Besonders wertvoll: Das Wiki als Nachschlagewerk für das gesamte Team. Neue Mitarbeitende arbeiten sich so schneller ein und Sie vermeiden redundante Schulungen. Mit einem intuitiven Autorentool wandeln Mitarbeitende ihr Know-how schliesslich eigenständig in e-Learnings um. 
 

4. Abschlussgespräch als Chance nutzen

Abschlussgespräche sind mehr als ein formaler Schritt – sie eröffnen einen Blick hinter die Kulissen. Oft äussern sich Mitarbeitende in dieser Phase besonders offen über ihre Erfahrungen im Unternehmen. Diese Informationen sind wertvoll, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und interne Abläufe gezielt anzupassen. 

Nutzen Sie das Gespräch ausserdem, um das weitere Vorgehen rund um das Arbeitszeugnis abzustimmen, oder, je nach Position, das Ausbildungs- oder Praktikumszeugnis. Besprechen Sie, wann das Dokument erstellt wird, und klären Sie bei Bedarf auch Referenzen oder Bescheinigungen, die für zukünftige Bewerbungen oder den Bezug von Arbeitslosengeld wichtig sind. Wenn das Arbeitsverhältnis positiv verlaufen ist, können Sie ehemalige Mitarbeitende bitten, eine Unternehmensbewertung auf Portalen wie kununu zu hinterlassen. 
 

5. Technisches Offboarding: Zugänge, Geräte und Sicherheit regeln

Zugänge und Geräte erfordern besondere Aufmerksamkeit, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Erstellen Sie eine vollständige Liste aller verwendeten Tools, Plattformen und Konten. Prüfen Sie, welche Benutzerkonten deaktiviert, welche Zugänge entzogen und welche an neue Verantwortliche übertragen werden. Auch die Rückgabe von Arbeitsgeräten wie Laptop, Smartphone, Schlüssel oder Zugangskarten sollte klar geregelt sein. Halten Sie diese Schritte in einer Offboarding-Checkliste fest, damit nichts vergessen geht. Eine strukturierte Vorgehensweise schützt sensible Unternehmensdaten und verhindert ungenutzte Konten im System.
 

6. Offboarding als strategisches Learning nutzen

Ein gutes Offboarding endet nicht mit der Rückgabe von Geräten. Die Erkenntnisse aus Übergaben, Abschlussgesprächen und Wissenstransfer bilden die Basis für ein besseres Onboarding neuer Mitarbeitender. Es lohnt sich, diese strukturiert festzuhalten und möglichst bald in konkrete Massnahmen zu überführen. So entsteht ein kontinuierlicher Lernprozess, der nicht nur Prozesse verbessert, sondern vor allem die Bindung bestehender Teams stärkt und das Unternehmen langfristig weiterbringt.