Während Onboarding oft hohe Priorität hat, unterschätzen viele Unternehmen das Exit-Management: Studien zeigen, dass rund 71% keinen formellen Offboarding-Prozess etabliert haben. Dabei ist dieser genauso wichtig wie das Onboarding und wird angesichts des Fachkräftemangels und der demografischen Entwicklung sogar zur strategischen Notwendigkeit. Denn allein in Deutschland gehen in den kommenden 15 Jahren fast 13 Millionen Erwerbstätige in Ruhestand – während nur etwa die Hälfte dieser Zahl nachrückt. Besonders kritisch: Viele der ausscheidenden Babyboomer bekleiden Schlüsselpositionen und tragen Erfahrungswissen, das selten dokumentiert ist. 

Ein professionelles Exit-Management bietet jedoch weit mehr Vorteile als die Sicherung von Wissen im Unternehmen:

• Employer Branding: Wer ausscheidende Mitarbeitende wertschätzend verabschiedet, hinterlässt einen positiven Eindruck. Nicht nur intern, sondern auch auf dem Arbeitsmarkt. Ehemalige Mitarbeitende wirken als Markenbotschafter:innen oder kehren sogar zurück.

• Reduzierte Einarbeitungszeiten: Übergabegespräche, Dokumentationen und klar geregelte Zuständigkeiten erleichtern neuen Mitarbeitenden den Einstieg. 

• Risikominimierung: Ein geregeltes Offboarding verhindert unbefugten Zugriff auf Systeme, schützt sensible Firmendaten und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.

• Unternehmensentwicklung: Feedbackgespräche liefern wertvolle Insights, um Prozesse, Führung und Zusammenarbeit gezielt zu verbessern.

So gelingt Offboarding: Die 6 wichtigsten Schritte

Das Austritts-Management beginnt, sobald feststeht, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt der Übergang für alle Beteiligten reibungslos und eine Offboarding-Checkliste stellt sicher, dass du an alles Wichtige denkst.

1. Kommunikation im Team und unternehmensweite Transparenz

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, betrifft das immer auch das Umfeld. Offene und frühzeitige Kommunikation hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und Vertrauen zu erhalten. Teams schätzen klare Informationen zu den nächsten Schritten, den neu verteilten Aufgaben und den Folgen für die Zusammenarbeit. 

Im persönlichen Gespräch mit der ausscheidenden Person lassen sich Erwartungen und offene Fragen klären sowie der weitere Ablauf gemeinsam besprechen. Wer diesen Prozess transparent gestaltet, stärkt das Vertrauen im Team und zahlt aufs Employer Branding ein: Mitarbeitende, die sich respektvoll verabschiedet fühlen, sprechen meist positiv über das Unternehmen.
 

2. Aufgaben und Projekte sauber übergeben

Erstelle eine Übersicht über alle laufenden Projekte, offenen To-dos und Verantwortlichkeiten. Dokumentiere wichtige Hintergrundinfos, Fristen und Ansprechpersonen klar und verständlich. Vereinbare bei Bedarf Übergabegespräche zwischen der ausscheidenden Person und der Nachfolge oder dem Team. Zentrale Ablagen oder Projektmanagement-Tools sorgen dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen oder Aufgaben liegen bleiben.
 

3. Wissen sichern

Sobald der Austritt feststeht, beginnt der Wissenstransfer. Ziel ist, dass Fachwissen, Projektdetails und Erfahrungswerte im Unternehmen bleiben. Führe darum strukturierte Übergabegespräche, in denen scheidende Mitarbeitende ihr Wissen gezielt weitergeben. Wir empfehlen zudem die Nutzung von digitalen Tools, um Wissen zentral zu erfassen und langfristig verfügbar zu machen: 

Mit einem Learning Management System (LMS) stellst du Schulungen, Dokumentationen und Wissensartikel zentral zur Verfügung. Besonders wertvoll: Das Wiki als Nachschlagewerk für das gesamte Team. Neue Mitarbeitende arbeiten sich so schneller ein und du vermeidest redundante Schulungen. Mit einem intuitiven Autorentool wandeln Mitarbeitende ihr Know-how schliesslich eigenständig in e-Learnings um. 
 

4. Abschlussgespräch als Chance nutzen

Abschlussgespräche sind mehr als ein formaler Schritt – sie eröffnen einen Blick hinter die Kulissen. Oft äussern sich Mitarbeitende in dieser Phase besonders offen über ihre Erfahrungen im Unternehmen. Diese Informationen sind wertvoll, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und interne Abläufe gezielt anzupassen. 

Nutze das Gespräch ausserdem, um das weitere Vorgehen rund um das Arbeitszeugnis abzustimmen, je nach Position auch das Ausbildungs- oder Praktikumszeugnis. Besprich, wann das Dokument erstellt wird, und kläre bei Bedarf Referenzen oder Bescheinigungen, die für künftige Bewerbungen oder den Bezug von Arbeitslosenentschädigung wichtig sind. Ist das Arbeitsverhältnis positiv verlaufen, bitte ehemalige Mitarbeitende um eine Unternehmensbewertung auf Portalen wie kununu.

5. Technisches Offboarding: Zugänge, Geräte und Sicherheit regeln

Zugänge und Geräte erfordern besondere Aufmerksamkeit, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Erstelle eine vollständige Liste aller verwendeten Tools, Plattformen und Konten. Prüfe, welche Benutzerkonten deaktiviert, welche Zugänge entzogen und welche an neue Verantwortliche übertragen werden. Auch die Rückgabe von Arbeitsgeräten wie Laptop, Smartphone, Schlüssel oder Zugangskarten sollte klar geregelt sein. Halte diese Schritte am besten in einer Offboarding-Checkliste fest, damit nichts vergessen geht. Eine strukturierte Vorgehensweise schützt sensible Unternehmensdaten und verhindert ungenutzte Konten im System.
 

6. Offboarding als strategisches Learning nutzen

Ein gutes Offboarding endet nicht mit der Rückgabe von Geräten. Die Erkenntnisse aus Übergaben, Abschlussgesprächen und Wissenstransfer bilden die Basis für ein besseres Onboarding neuer Mitarbeitender. Es lohnt sich, diese strukturiert festzuhalten und möglichst bald in konkrete Massnahmen zu überführen. So entsteht ein kontinuierlicher Lernprozess, der nicht nur Prozesse verbessert, sondern vor allem die Bindung bestehender Teams stärkt und das Unternehmen langfristig weiterbringt.