Onboarding digital gestalten und erfolgreich umsetzen

Der Begriff «Onboarding» kommt aus dem Englischen und bedeutet «an Bord nehmen». Im HR-Kontext bezeichnet Onboarding die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender. Ziel ist, neue Teammitglieder möglichst schnell, effizient und umfassend an Bord holen – fachlich wie auch sozial. Wie lange die Einarbeitung dauert, hängt von der Komplexität der Stelle ab. Sie reicht von einem Monat bis zu einem Jahr.

Läuft dieser Prozess digital ab, sprechen wir von digitalem Onboarding: Die für die Einarbeitung verantwortliche Person legt Trainings, Schulungsinhalte und Abläufe in einer Software an, statt sie manuell zusammenzustellen und einzeln zu versenden. Neue Mitarbeitende loggen sich dort ein und finden auf der Lernplattform ihren persönlichen Fahrplan für die Einarbeitung: Alle Kurse, Fristen und Unterlagen an einem Ort.

Fehlt ein strukturierter Onboarding-Prozess, fühlen sich neue Mitarbeitende schnell überfordert und allein gelassen. Unklare Zuständigkeiten und fehlende Informationen lassen Zweifel an der Stellenwahl aufkommen, was frühzeitige Kündigungen begünstigt. Gleichzeitig kostet die improvisierte Einarbeitung Zeit: Neue Mitarbeitende arbeiten sich langsamer ein, was das ganze Team ausbremst und für Frustration auf beiden Seiten sorgt.

Ein durchdachtes Onboarding hingegen bringt Neueinsteigenden und Unternehmen klare Vorteile:

• Schnellere Integration: Neue Mitarbeitende finden sich rasch in ihrer Rolle und im Team zurecht.
• Höhere Produktivität: Klar definierte Prozesse und Schulungen unterstützen neue Mitarbeitende dabei, schneller produktiv zu arbeiten.
• Stärkere Mitarbeiterbindung: Eine positive erste Erfahrung fördert die Identifikation mit dem Unternehmen und die Arbeitsmotivation.

Preboarding: Der erste Eindruck zählt schon vor dem ersten Arbeitstag

Das Onboarding beginnt bereits mit der Vertragsunterschrift. In dieser sogenannten Preboarding-Phase entscheidet sich bereits, wie motiviert neue Mitarbeitende starten: Fühlen sie sich abgeholt? Erhalten sie erste Informationen zu Team und Kultur? Meldet sich schon vor Eintritt jemand persönlich? All das prägt den ersten Eindruck.

Wie du diese Phase konkret gestaltest, erfährst du in unserem Beitrag Preboarding richtig gestalten und Mitarbeitende schon vor Tag 1 binden.
 

Ein gutes Onboarding schafft eine Atmosphäre, in der sich neue Mitarbeitende wohlfühlen und von Anfang an ihr volles Potenzial entfalten. Dabei greifen drei Ebenen der Integration ineinander:

• Fachliche Integration: Technische Ausstattung, relevante Dokumentation wie Prozessbeschreibungen oder Organigramme, Schulungen und der Zugang zum LMS.
• Soziale Integration: Teambuilding und ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich neue Mitarbeitende von Anfang an zugehörig fühlen. Arbeiten neue Mitarbeitende ganz oder teilweise remote, lohnt es sich, sie in den ersten Wochen vollständig vor Ort einzuarbeiten: So lernen sie das Team, die Räumlichkeiten und die informellen Abläufe deutlich schneller kennen. Die soziale Integration entsteht nebenbei, etwa durch Gespräche in der Kaffeeküche. Remote musst du sie aktiv gestalten: Etwa mit einer virtuellen Vorstellungsrunde oder bewusst eingeplanten informellen Video-Calls im Team.
• Kulturelle Integration: Unternehmenswerte, Kommunikationskultur und Lernkultur. Diese Werte lassen sich zwar in Schulungen vermitteln, wir leben und verinnerlichen sie aber vor allem im Arbeitsalltag.
   

Tools für das digitale Onboarding

Digitale Hilfsmittel entlasten HR und Führungskräfte gleichermassen, etwa durch Automatisierungen und eine zentrale Übersicht über alle Lernfortschritte. Darüber hinaus machen sie die betriebliche Bildung skalierbar und sorgen für einen einheitlichen Wissensstand im Unternehmen.

Folgende Tools unterstützen dich und deine Teams bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender:

• LMS: Ein Learning Management System ist eine digitale Lernplattform für die Planung, Bereitstellung und Verwaltung von Schulungen. Sie gibt neuen Mitarbeitenden ab Tag eins Zugang zu allen relevanten Inhalten. Beim ersten Log-in sehen sie direkt ihren Onboarding-Plan mit allen e-Learnings, Präsenzveranstaltungen und Tests, die dazugehören. Rollenspezifische Lernpfade führen sie Schritt für Schritt durch ihre Kurse, während Bildungsverantwortliche und Führungspersonen den Lernfortschritt zentral und übersichtlich verfolgen.
• e-Learning: Digitale Kurse ermöglichen neuen Mitarbeitenden zeit- und ortsunabhängiges Lernen. Das steigert die Lernmotivation und hilft, das Wissen besser zu speichern. Besonders wertvoll sind Online-Schulungen für Unternehmen mit Schichtarbeit oder mehreren Standorten. Idealerweise funktionieren die Kurse auch auf dem Smartphone, vor allem wenn Mitarbeitende keinen eigenen PC-Arbeitsplatz haben.
• Wiki: Ein digitales Nachschlagewerk bündelt Wissen für den Arbeitsalltag. Mitarbeitende greifen darauf auch nach dem Onboarding zurück – genau dann, wenn sie eine Information brauchen.
• Veranstaltungsmanagement: Je nach Tätigkeit braucht es Präsenzschulungen oder persönliche Treffen, etwa mit Teamleitenden oder Fachverantwortlichen. Mit einem Veranstaltungsmanager wie easylearn teach planst und organisierst du Workshops und andere Events zentral im LMS.

Seit über 30 Jahren unterstützen wir Unternehmen in der Schweiz, Deutschland und Österreich in ihrer digitalen Wissensvermittlung. Dabei lernten wir viele Onboarding-Prozesse kennen und wissen, was neue Mitarbeitende für einen guten Start brauchen. Auf Basis dieser Erfahrung haben wir für dich eine praktische Onboarding-Checkliste erstellt: Sie unterstützt dich dabei, die Einarbeitung strukturiert zu planen und alle wichtigen Schritte im Blick zu behalten. 

Mit diesen Tipps gestaltest du dein Onboarding strukturiert, persönlich und effizient:

• Einführungsprogramm erstellen: Ein geplanter Ablauf über die ersten Tage oder Wochen gibt beiden Seiten Orientierung und verhindert, dass Wichtiges vergessen geht.
• Mentoring: Weise neuen Mitarbeitenden ein erfahrenes Team-Mitglied als persönliche Ansprechperson zu. Das unterstützt auch die soziale Integration. 
• Rollenspezifische Lernpfade: Nicht jede Person braucht dieselben Inhalte am selben Tag. Ein Lernpfad für den Vertrieb sieht anders aus als einer für die Produktion. Er enthält andere Schulungen, andere Prioritäten und andere Fristen. Mit easylearn richtest du für verschiedene Rollen, Standorte und Erfahrungsstufen individuelle Lernpfade ein, damit alle genau das Wissen erhalten, das zu ihrem Arbeitsalltag passt. 
• Häppchenweise Einführung: Stelle neue Inputs bewusst gestaffelt vor und nutze Microlearning. Kurze Lerneinheiten von fünf bis zehn Minuten reichen meist aus. Das macht Lernfortschritte sichtbar und genau diese kleinen Erfolge motivieren neue Mitarbeitende, dranzubleiben.
• Blended Learning: Die Kombination verbindet die Vorteile traditioneller Präsenzveranstaltungen mit den flexiblen Möglichkeiten des e-Learnings. Gerade hier ist ein LMS Gold wert: Damit verwaltest du sämtliche Lerninhalte, egal ob Trainings vor Ort oder digitale Kurse. Tipps zur Umsetzung von Blended Learning inklusive Selbsttest, welche Strategie am besten zu deinem Unternehmen passt, findest du hier. 
• Abwechslungsreiche und interaktive Lerninhalte: Gestalte die e-Learnings optisch ansprechend und abwechslungsreich, mit Aktivitäten, die eine aktive Auseinandersetzung verlangen, statt nur passiv konsumiert zu werden. So bleibt mehr vom Wissen hängen. Auch Gamification macht Lernprozesse ansprechender und steigert so die Lernmotivation.
• Unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten berücksichtigen: Neue Mitarbeitende bringen unterschiedliche Vorkenntnisse und Lerngeschwindigkeiten mit. Regelmässige Check-ins helfen dir, die Einarbeitung individuell zu gestalten.
• Kulturelle Vielfalt mitdenken: Internationale Mitarbeitende profitieren von mehrsprachigen Materialien und einer persönlichen Ansprechperson, die für unterschiedliche Kommunikationsstile sensibilisiert ist. 
• Feedbackgespräche: Sie helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Zudem signalisieren Feedbackgespräche Interesse und Mitarbeitende nehmen sie als Wertschätzung wahr.

Beispiele für digitale Onboarding-Lernpfade

Je nach Rolle und Lernziel lassen sich verschiedene Lern- und Prüfungselemente zu einem passenden Onboarding-Lernpfad kombinieren. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Präsenzkurse, e-Learnings, individuelle Vertiefungen sowie Feedback- und Bestätigungsschritte zusammenspielen:
 

Beispiel für allgemeinen Onboarding-Lernpfad zur Einführung ins Unternehmen und den Aufgabenbereich: Die allgemeinen Qualifikationen gelten für alle neu eintretenden Mitarbeitenden einer Unternehmung. Typische e-Learnings sind etwa Schulungen zu Informations- und IT-Sicherheit oder Compliance.
 

Spezifischer Onboarding-Lernpfad am Beispiel Personentransport: Tätigkeitsbezogene Qualifikationen richten sich nach der Abteilung, Position oder Funktion. Für bestimmte Tätigkeiten ist eine spezifische Qualifikation erforderlich. Typische Inhalte im Personentransport sind etwa Schulungen zu Verkehrssicherheit, Ladungssicherung oder dem digitalen Fahrtenschreiber.

Sorgfältige Planung ist das Geheimnis eines erfolgreichen Onboardings. Nutze dazu unsere Onboarding-Checkliste, mit allen wichtigen Schritten und Massnahmen für ein packendes Onboarding deiner neuen Fachkräfte.