Organisationales Verlernen: Warum Unternehmen alte Routinen loslassen müssen

Was ist organisationales Verlernen?

Das Wissen in Unternehmen lebt an zwei Orten: Ein Teil in den Köpfen der Mitarbeitenden. Der andere Teil steckt in Regeln, Prozessbeschreibungen, Software und Anleitungen. Darum reicht es oft nicht, einfach neues Wissen aufzubauen – überholte Glaubenssätze, Annahmen und Routinen bleiben bestehen. Beim organisationalen Verlernen geht es darum, solche Muster bewusst zu hinterfragen und loszulassen. So entsteht Raum für neue Lösungen und Anpassungen.

Lange Zeit galt beispielsweise der eigene Serverraum als einzig sicherer Ort für Unternehmensdaten. Ab den 2010er-Jahren wechselten trotzdem immer mehr Firmen zu Anbietern mit externen Rechenzentren. Sie schauten nicht mehr nur darauf, wo die Server standen, sondern auch darauf, wie Anbieter Daten schützen und Ausfälle auffangen. Dieser Wandel fand statt, weil Bewährtes kritisch hinterfragt und das alte Denkmuster somit fallengelassen wurde.

Warum uns Verlernen so schwerfällt

Unser Gehirn baut Routinen auf, damit häufige Handlungen weniger bewusste Aufmerksamkeit brauchen. Denk an deine erste Fahrstunde: Kupplung, Gas, Bremse und Schaltung gleichzeitig zu bedienen, verlangte volle Konzentration. Heute steigst du ein und fährst los, ohne jeden Handgriff einzeln zu planen. Durch Wiederholung verbindet das Gehirn einzelne Schritte zu vertrauten Abläufen, die fast automatisch funktionieren.

Im Unternehmen hängen eingespielte Abläufe selten an einer Person allein: Mitarbeitende richten ihre Arbeit danach aus, Führungskräfte planen entsprechend, und weitere Prozesse bauen darauf auf. Viele dieser Abläufe haben sich bewährt und greifen ineinander. Verändern sich Technologien, politische Rahmenbedingungen oder gesellschaftliche Erwartungen, betrifft die Anpassung oft mehrere Teams. Um die neuen Wege gemeinsam im Alltag zu erproben, braucht es Zeit und Raum.
 

Verlernen geschieht nicht nebenbei. Es braucht einen geplanten und bewussten Prozess. Die folgenden sechs Schritte führen dich von der Analyse bestehender Abläufe bis zur Verankerung neuer Routinen:

1. Bestehende Abläufe erfassen

«Warum arbeiten wir so?» Diese Frage verschafft dir einen Überblick über die aktuellen Prozesse und Annahmen. Erfasse mit den Teams die wichtigsten Abläufe und bitte sie, Engpässe und unnötigen Aufwand zu benennen. Priorisiere danach die Prozesse, die besonders viel Zeit oder Ressourcen beanspruchen.

2. Ursachen hinterfragen

Hinterfrage nun das gewohnte Vorgehen mit Fragen wie: Was hat im letzten Projekt nicht funktioniert – und warum?  Besprich die Antworten ohne Schuldzuweisungen. Suche nach Ursachen im Ablauf, nicht nach einzelnen Verantwortlichen. So wird nachvollziehbar, warum sich ein neuer Weg lohnt. 

3. Ersatzroutine entwickeln

Entwirf eine einfache Version mit den wichtigsten Schritten. Sie muss am Anfang nicht perfekt sein. Ein Beispiel: Statt drei Stufen entscheidet nur noch eine Person über die Freigabe. Eine Notbremse bleibt dabei erhalten. Sie greift ein, sobald die Ersatzroutine nicht wie geplant funktioniert. So bleibt der Schaden begrenzt und du kannst den neuen Ablauf schnell testen.

4. Pilotphase

Teste den neuen Ablauf zuerst in einem Team oder einer Abteilung. Lücken im Ablauf wirken sich dann nicht auf die gesamte Organisation aus. Lege für den Pilot einen Zeitraum fest und hole aktiv Feedback ein. Messe zudem Daten wie Bearbeitungsdauer und Fehlerhäufigkeit und nimm entsprechend Optimierungen vor.

5. Rückfall verhindern

Entferne Auslöser (Trigger), die Mitarbeitende zu den alten Abläufen zurückführen. Nimm etwa veraltete Formulare aus dem Umlauf und deaktiviere nicht mehr benötigte Tools. Halte zudem aktuelle Regeln, Dokumente und Informationen zentral bereit, zum Beispiel in einem Wiki. So greifen alle Mitarbeitenden auf denselben Informationsstand zu und du pflegst Änderungen nur einmal ein.

6. Neue Routine festigen

Passe das Onboarding an, damit neue Mitarbeitende von Anfang an die aktuelle Vorgehensweise kennenlernen. e-Learnings vermitteln die Schritte einheitlich im ganzen Unternehmen. Da sie sich beliebig oft wiederholen lassen, verinnerlichen Mitarbeitende neues Wissen oder Routinen besser. Mit einem Autorentool gestaltest du zusätzlich die Inhalte selbst und passt sie agil an eure Abläufe an.

Verlernen gelingt mit Plan und Lernkultur

Lernkultur bildet die Grundlage für organisatorisches Verlernen. Nur wenn Mitarbeitende Fehler offen ansprechen und bestehende Annahmen hinterfragen, erkennt eine Organisation veraltete Routinen und verwirft sie. Dafür braucht es bewusste Entscheidungen und einen konkreten Plan.

Ein Learning Management System (LMS) unterstützt organisatorisches Verlernen auf zwei Wegen. Erstens hält es ein bereinigtes Wiki bereit, in dem veraltete Inhalte (Trigger) entfernt sind und nur gültiges Wissen bleibt. Zweitens setzt es Lernimpulse, die auf geänderte Vorgehensweisen hinweisen. So steht das richtige Wissen dort bereit, wo Mitarbeitende es im Alltag brauchen.

Wie du eine Lernkultur aufbaust, zeigen wir dir in unserem Blog: Eine Lernkultur aufbauen: 7 Massnahmen für Unternehmen