Preboarding richtig gestalten und Mitarbeitende schon vor Tag 1 binden

Viele Unternehmen unterschätzen, wie prägend die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag ist. Gerade angesichts des Fachkräftemangels und hoher Fluktuationsraten in vielen Branchen ist es entscheidend, schon vor Tag eins Vertrauen aufzubauen. Die Zahlen sprechen für sich: Laut einer Befragung des KOFA treten knapp 15 Prozent der Bewerbenden trotz unterschriebenem Arbeitsvertrag die Stelle nicht an. Fast ein Viertel kündigt noch während der Probezeit.

Ein durchdachtes Preboarding hingegen schafft schon vor Arbeitsantritt Zugehörigkeit: Es vermittelt Nähe, gibt Orientierung und stärkt die neuen Mitarbeitenden so in ihrer Entscheidung für die Stelle. Zudem lernen sie das Unternehmen und wichtige Informationen frühzeitig kennen, was Stress reduziert und Unsicherheiten abbaut. Das Ergebnis: Schnellere Produktivität der Neueinsteigenden, zufriedenere Mitarbeitende, höhere Mitarbeiterbindung und ein positiver Effekt aufs Employer Branding – intern wie auch extern. 

Digitales Preboarding: Mehr Wirkung, weniger Aufwand

Persönliche Gespräche und administrative Aufgaben bleiben ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses. Digitale Tools wie beispielsweise Lernplattformen entlasten HR jedoch spürbar: Sie vereinfachen die Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden, beschleunigen organisatorische Schritte und reduzieren den manuellen Aufwand. Auch neue Mitarbeitende profitieren vom digitalen Preboarding. Sie erhalten alle wichtigen Informationen zentral und unkompliziert. Zudem entspricht dieser Zugang den Erwartungen vieler jüngerer Fachkräfte, für die digitale Prozesse selbstverständlich sind. 

So unterstützt dich ein LMS beim Preboarding

Ein LMS, also ein Learning Management System, ist eine digitale Lernplattform, mit der du Lerninhalte zentral verwaltest und deinen Mitarbeitenden zur Verfügung stellst. Gerade im Preboarding sowie danach im Onboarding nimmt es dir viel Arbeit ab: 

• Automatisierungen: Willkommens-E-Mails, wichtige Vorab-Informationen oder e-Learnings gehen automatisch raus. So stellst du sicher, dass neue Mitarbeitende die richtigen Inhalte zum richtigen Zeitpunkt erhalten.
• Rollenspezifische Lernpfade: Neueinsteiger:innen in der Produktion brauchen andere Inhalte als Personen in der Softwareentwicklung oder Administration. Ein LMS spielt je nach Funktion und Abteilung automatisch die passenden Lernpfade aus. So startet jede Person mit genau dem Wissen, das sie für ihre Rolle braucht.
• Alles an einem Ort: Gerade für neue Mitarbeitende ist es mühsam, Informationen auf unterschiedlichen Plattformen zu suchen. Im LMS finden sie alle relevanten Inhalte an einem Ort. Das erleichtert die Orientierung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich schon vor Arbeitsbeginn damit auseinandersetzen.
• Transparent: Du siehst auf einen Blick, welche Inhalte bereits bearbeitet wurden. So weisst du schon vor dem ersten Arbeitstag, welchen Wissensstand eine neue Person mitbringt und wo allenfalls noch Klärungsbedarf besteht.
• Flexibel: Neue Mitarbeitende greifen dann auf die Inhalte zu, wenn es für sie passt. Sie lernen ortsunabhängig, im eigenen Tempo und ohne zusätzlichen Termindruck. 
• Zeitgemäss: Viele jüngere Fachkräfte sind digitale Prozesse gewohnt und erwarten sie auch im Arbeitskontext. Digitales Preboarding knüpft an diese Erwartung an und macht den Einstieg niederschwelliger.
• Entlastend für HR: Du gibst den Startschuss, den Rest übernimmt die Plattform. Neue Teammitglieder arbeiten sich selbstständig durch die Inhalte, während du den Überblick behältst.

Weniger ist hier mehr. Preboarding soll Vorfreude wecken, kein Pflichtprogramm sein. Konzentriere dich deshalb auf das Wichtigste und halte die Module kurz: Fünf Minuten pro Lernschritt sind ideal, zehn Minuten das Maximum. Gestalte sie abwechslungsreich mit interaktiven Elementen, Videos oder spielerischen Formaten. So erhöhst du die Chance, dass sich neue Mitarbeitende gerne damit beschäftigen und nicht schon vor dem ersten Arbeitstag das Gefühl haben, arbeiten zu müssen. Achte zudem darauf, dass die Inhalte mobilefähig sind. Nicht alle haben zu Hause einen Laptop und gerade jüngere Neueinsteiger:innen erledigen vieles selbstverständlich am Smartphone.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Doch wie setzt du digitales Preboarding konkret um? Grundsätzlich lässt sich der Prozess in drei Phasen einteilen, die ineinandergreifen. Das LMS unterstützt dich dabei, Inhalte strukturiert aufzubereiten und den Prozess sauber zu steuern:

1. Phase: Direkt nach der Vertragsunterzeichnung 

Jetzt zählt vor allem die persönliche Geste. Bedanke dich bei der frisch angestellten Person mit einer Karte, idealerweise von der direkten Führungskraft, oder mit einem kleinen Willkommensgeschenk. Das hinterlässt einen bleibenden Eindruck und stärkt die Bindung schon vor dem ersten Arbeitstag. Auch eine Möglichkeit zur Selbstvorstellung ist in dieser Phase sinnvoll, weil sie die soziale Integration fördert. 

Schon jetzt kannst du den Neueinsteiger:innen einen Zugang zum LMS geben und erste Inhalte bereitstellen: 

• Ein herzliches Willkommen
• Unternehmensstrategie
• Unternehmenskultur und -werte
• Mission und Vision
• Geschichte des Unternehmens mit den wichtigsten Meilensteinen
• Vorstellung des Teams
• Virtueller Rundgang oder Pläne der Büroräumlichkeiten, damit sich die neuen Arbeitskolleg:innen schon am ersten Tag zurechtfinden

2. Phase: Rund zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag

Jetzt wird es konkreter. Stelle das Einführungsprogramm für die neue Person zusammen. Es bietet ihr in den ersten Wochen Orientierung: Welche e-Learnings stehen an? Wann finden erste Präsenztermine statt? Wer sind die wichtigsten Ansprechpersonen? Wer diese Informationen frühzeitig erhält, startet vorbereiteter und mit deutlich weniger Unsicherheit. Parallel dazu bereitest du Arbeitsplatz und Infrastruktur vor.

Diese Inhalte gehören jetzt ins LMS:

• Einführung in relevante Tools und Arbeitsprozesse
• Erste Einblicke in Aufgaben und Verantwortungsbereiche
• Schulungen zu Compliance und Datenschutz, sofern neue Mitarbeitende dieses Wissen bereits vor dem ersten Arbeitstag benötigen

3. Phase: Der Tag vor dem Arbeitsbeginn

Jetzt geht es darum, Sicherheit zu geben und den Einstieg abzurunden. Der Arbeitsplatz ist eingerichtet, die Geräte stehen bereit, alle Zugänge funktionieren. Mit einer kurzen E-Mail oder einem Anruf setzt du ein letztes persönliches Zeichen und vermittelst: Wir freuen uns auf dich!

Spätestens jetzt steht im LMS alles für den Start bereit:

• Lernpfad fürs Onboarding
• Passende e-Learnings
• Wichtige Informationen für die ersten Arbeitstage, beispielsweise mit Wiki-Einträgen
• Überblick über das Oboarding-Programm in den ersten Arbeitswochen

Theorie ist gut, konkrete Beispiele noch besser. Unsere Vorlage zeigt dir anhand eines Beispiels den Aufbau eines Preboarding-Lernpfads im LMS: Mit 8 Lernschritten, klaren Zielen und konkreten Inhaltsideen. Die praxistaugliche Kursvorlage erleichtert dir die Planung und dient als Inspiration für dein eigenes Preboarding.