Externe Mitarbeitende schulen: Was du wissen musst und wie du es umsetzt

Wer gilt als externes Personal?

Externes Personal umfasst alle betriebsfremden Personen, die vorübergehend oder regelmässig Zutritt zu deinem Unternehmen haben. Was alle verbindet: Sie kennen dein Unternehmen, deine Abläufe und deine Sicherheitsvorschriften nicht. Ein Reinigungsteam, das abends durchs leere Büro geht, muss wissen, welche Bereiche es betreten darf. Ein Temporärmitarbeiter, der auf einer Baustelle arbeitet, ohne die geltenden Sicherheitsvorschriften zu kennen, gefährdet sich und das Team. Eine Freelancerin, die den Webshop entwickelt, muss die Regeln für den Umgang mit vertraulichen Informationen kennen.

Bei wem liegt die Verantwortung für die korrekte Einweisung?

Die Verantwortung hängt davon ab, wie das Verhältnis aufgebaut ist. Bei Temporärmitarbeitenden, die über eine Personalvermittlung kommen liegt sie vollständig beim Einsatzbetrieb. Bei Fremdfirmen bleiben beide Arbeitgeber in der Pflicht, was klare Absprachen und Koordination voraussetzt. In beiden Fällen funktioniert der Prozess aber nur, wenn auch operativ klar ist, wer welche Aufgabe übernimmt. Je nach Unternehmen sind unterschiedliche Stellen beteiligt: etwa HR bei administrativen Prozessen, der Fachbereich bei inhaltlichen Schulungen, Sicherheitsverantwortliche bei Arbeitssicherheit und IT bei Zugängen zu Systemen. 

Was musst du schulen?

Im Zentrum steht immer die Frage: Welches Wissen benötigen externe Mitarbeitende, um ihre Arbeit in bestmöglicher Qualität, sicher und unternehmenskonform ausführen zu können? Die Inhalte einer Einweisung hängen also davon ab, welchen Zugang externe Personen zu deinem Unternehmen haben und welche Tätigkeiten sie ausführen. Grundsätzlich lassen sich drei Schulungsbereiche unterscheiden:

Arbeitssicherheit und Notfallvorsorge

Dies ist immer dann relevant, wenn externes Personal in sicherheitskritischen Umgebungen arbeitet. Etwa auf Baustellen, in der Produktion, an Maschinen oder in Lagerbereichen. Dazu gehören:

• Geltende Sicherheitsvorschriften und Schutzausrüstung
• Umgang mit Gefahrstoffen oder speziellen Anlagen
• Notfallpläne, Fluchtwege und Verhalten im Ernstfall

Standardkurse zu Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz entdecken

Datenschutz und Zugang zu sensiblen Bereichen 

Das betrifft alle externen Personen, die mit vertraulichen Informationen oder geschützten Systemen in Berührung kommen. Dazu gehören:

• Vertraulichkeitsrichtlinien und erlaubte Datenzugriffe
• Umgang mit personenbezogenen oder unternehmensinternen Daten
• Zugangsregelungen für geschützte Bereiche

Standardkurse zum Datenschutz in der Schweiz und der EU entdecken

Unternehmensrichtlinien und betriebliche Abläufe 

Diese sind besonders dann relevant, wenn externes Personal regelmässig oder über längere Zeit im Einsatz ist. Denn wer Abläufe und Erwartungen kennt, arbeitet besser mit internen Teams zusammen. Ein Eventbetrieb mit wechselndem Servicepersonal etwa schult neben Sicherheitsthemen auch welche Eingänge genutzt werden dürfen, wo Pausen stattfinden oder wie interne Abläufe während einer Veranstaltung funktionieren. Zu internen Abläufen oder Regeln gehören:

• Arbeitszeiten und Pausenregelungen
• Verhaltensregeln
• Kleidervorschriften
• Nutzung von Infrastruktur und Unternehmenseigentum

Lass dir von erfahrenen Autor:innen dein massgeschneidertes e-Learning erstellen!

Digitale Einweisungen mit einer Lernplattform nehmen dir mit Automatisierungen viel administrativen Aufwand ab: Inhalte lassen sich zentral pflegen, schnell anpassen und dank Lernpfaden gezielt zuweisen. So erhalten alle im Unternehmen, unabhängig von der Länge ihres Einsatzes, genau die Informationen, die sie benötigen. 

Weitere Vorteile einer Lernplattform oder eines LMS sind:  

• Zeit- und Kostenersparnis: Die vorgängige Registrierung spart wertvolle Ressourcen. Gleichzeitig erhalten die externen Mitarbeitenden schnell das notwendige Wissen, ganz ohne nervigen Papierkram und Formulare.
• Skalierbare Schulungen: Mündliche oder papierbasierte Einweisungen stossen schnell an ihre Grenzen. Spätestens dann, wenn du viele externe Personen gleichzeitig oder in kurzer Folge schulen musst. Mit einer Lernplattform stellst du Inhalte einmal zentral zur Verfügung – bei Bedarf gleich mehrsprachig.
• Einfacher Einstieg für Lernende: Mit einer Lernplattform wie dem easylearn cloudservice registrieren sich externe (und interne) Personen selbstständig und finden alles an einem Ort. Die für ihre Rolle relevanten Inhalte erhalten sie automatisch zugewiesen und absolvieren die Einweisung zeit- und ortsunabhängig.
• Nachweisbarkeit für Audits und Versicherungen: Im Ernstfall zählt nicht, ob eine Einweisung stattgefunden hat, sondern ob du es belegen kannst. Eine Lernplattform dokumentiert deshalb jeden abgeschlossenen Kurs automatisch. Du siehst auf einen Blick, wer welche Schulung abgeschlossen hat und wo noch Lücken bestehen oder du Lerninhalte anpassen musst. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass niemand ohne Einweisung mit der Arbeit beginnt.

Die Einweisung von externen Mitarbeitenden beginnt vor dem ersten Arbeitstag: Wer Sicherheitsvorschriften und betriebsinterne Regelungen bereits im Vorfeld als e-Learning absolviert, betritt das Gelände vorbereitet. 

Das solltest du vor der Einweisung klären

Eine strukturierte Einweisung beginnt mit der richtigen Vorbereitung. Wer diese Fragen vorab klärt, spart später Zeit und vermeidet Lücken:

• Rollen definieren: Unterschiedliche Rollen brauchen unterschiedliche Einweisungen. Wer die verschiedenen Gruppen und ihre jeweiligen Anforderungen kennt, weist Inhalte gezielt zu und vermeidet unnötigen Aufwand.
• Inhalte zuordnen: Manche Themen gelten für alle, etwa grundlegende Sicherheitsvorschriften. Andere sind rollenspezifisch. 
• Zuständigkeit klären: Wer gibt Schulungen frei, wer kontrolliert den Abschluss, wer greift ein, wenn jemand die Einweisung nicht abschliesst?
• Sprachen berücksichtigen: Welche Sprachen sprechen die externen Personen, die du schulen musst?
• Prozess festlegen: Ab wann gilt jemand als eingewiesen und darf mit der Arbeit beginnen?
   

Lerninhalte für externe Mitarbeitende

Für die Lerninhalte hast du zwei Wege: 

1. Betriebsspezifische Abläufe und Vorschriften erstellst du mit einem Autorentool ganz einfach selbst – exakt zugeschnitten auf dein Unternehmen. Achte Bei der Auswahl des Autorentools auf eine intuitive Benutzeroberfläche: So erstellen Fachpersonen Inhalte eigenständig, auch ohne technisches Vorwissen. Ein integrierter Redaktionsprozess stellt sicher, dass die Qualität trotzdem gewährleistet bleibt.

So findest du das Autorentool, das zu deinen Anforderungen passt

2. Für Standardthemen wie Datenschutz oder Arbeitssicherheit greifst du auf vorgefertigte Standardkurse zurück. In vielen Fällen lassen diese sich an dein Corporate Design anpassen. 

easylearn Standardkurse entdecken

Einweisung dokumentieren

Vor allem bei Sicherheitsschulungen ist es wichtig, dass Mitarbeitende die Massnahmen umsetzen und einhalten. Damit Einweisungen nachvollziehbar und nachweisbar bleiben, dokumentiere folgende Punkte:

• Geschulte Person
• Zeitpunkt der Einweisung
• Vermittelte Inhalte
• Sprache der Schulung
• Abschlussstatus
   

Interne und externe Mitarbeitende auf einer Lernplattform verwalten

Die zentrale Frage bei der Umsetzung lautet: Wie verwaltest du unterschiedliche Gruppen mit ihren jeweils eigenen Inhalten übersichtlich in nur einem System? Die Antwort liegt im sogenannten Mandanten-System. Es unterteilt eine einzige Plattform in eigenständige, klar abgegrenzte Bereiche. Jeder Bereich hat sein eigenes Lernangebot, Benutzende, Rollen und Berichte. Daten bleiben getrennt, Zugriffsrechte klar geregelt. So lassen sich spezifische Lernangebote und Lernpfade pro Zielgruppe aufbauen. 

Wie das im Detail funktioniert, hängt vom jeweiligen LMS ab. Bestimmte Inhalte stehen aber typischerweise auch systemübergreifend zur Verfügung. Bei easylearn beispielsweise pflegst du e-Learnings nur einmal ein und weist sie dann den gewünschten Zielgruppen zu. Das erleichtert auch die Anpassung von Lerninhalten. Dasselbe gilt für Veranstaltungsorte, Referent:innen oder das interne Nachschlagewerk. Auswertungen lassen sich sowohl pro Mandant als auch Plattform-übergreifend abrufen.

Mehr über easylearn tenant, das Mandanten-Konzept von easylearn erfahren