Unternehmenswiki aufbauen - Praxisleitfaden

Braucht mein Unternehmen eine Wissensablage?

Know-how unternehmensweit verfügbar machen erhöht die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit grundsätzlich und steigert die Effizienz des Unternehmens. Denn eine gut strukturierte und organisierte Wissensplattform, auch Knowledge Base oder Knowledge Management System genannt, verwandelt im Unternehmen verstreutes Wissen in sofort abrufbare Antworten. Das ermöglicht es Ihrer Belegschaft, ihre Funktion optimal auszuführen. Vor allem aber bleibt so wertvolles Wissen im Unternehmen erhalten – auch wenn Mitarbeitende ausscheiden. 

Dennoch gibt es klare Anzeichen dafür, dass ein Unternehmenswiki längst überfällig ist: 

• Unternehmensrelevantes Wissen hängt an wenigen Personen und/oder in Mails, Chats und parallelen Ablagen wie SharePoint oder Teams.
• Wiederkehrende Fragen landen immer wieder bei denselben Personen
• Veraltete Anleitungen führen zu den immer wieder gleichen Fehlern oder es entstehen Support-Tickets, weil Dokumentation fehlt oder unauffindbar ist.
• Standorte oder Sprachen liefern unterschiedliche Antworten zum gleichen Thema.
• Teams im Aussendienst finden für Ihre Arbeit relevante Informationen mobil nicht schnell genug.
• Onboarding dauert zu lange und fühlt sich unsicher an.

Schritt 1 – Die Schatzkarte: Ziel und Umfang des Wissenshub klären 

Ihr Unternehmen sitzt auf einem riesigen «Wissensschatz». Diesen müssen Sie zunächst finden. Folgende Fragen dienen Ihnen als Schatzkarte, die Ihnen Orientierung gibt und aufzeigt, wo Sie mit dem Unterfangen am besten beginnen:

• Welches Ziel wollen wir mit dem Unternehmenswiki erreichen? Was soll sich konkret verbessern?
• Wer nutzt das Wiki – Mitarbeitende oder externe Personen wie Kundschaft oder Lieferanten?
• Welches Wissen ist für mein Unternehmen relevant?
• In welchen Sprachen wollen wir das Wissen anbieten?
• Wo befindet sich das Unternehmenswissen (Chats, Tools, Aktenordner, in den Köpfen der Mitarbeitenden)?
• In welchen Abteilungen oder Geschäftsbereichen haben wir besonders viel Know-how?
• Wer pflegt Informationen und wie?
• Welche Segmente benötigen das Wissensmanagement? (Teams, Abteilungen, Partner:innen, Produkte, Prozesse…)
• Haben wir Know-how, das nur bestimmte Zielgruppen benötigen?

Schritt 2 – Das Expeditions-Team zusammenstellen: Verantwortlichkeiten für das Unternehmenswiki festlegen

Ein gutes Wiki entsteht im Team. Bestimmen Sie also zuerst die Projektleitung sowie pro Bereich eine fachlich verantwortliche Person, die sich gut mit den Prozessen auskennt, über Relevanz entscheidet und Autor:innen nominiert. Eine Prüfstelle achtet auf Qualität, Lesbarkeit und Datenschutz, während die IT Informationssicherheit und Berechtigungen sicherstellt. 

Tipp: Damit die Wissensablage aktuell bleibt, sollte jede verantwortliche Person regelmässige Zeitfenster einplanen. 

Schritt 3 – Die Schatzkiste sichten: Inventar des Unternehmenswissens erstellen 

Sammeln Sie systematisch Know-how in Ihrer Unternehmung und überlegen Sie sich dazu: Wo liegt unser Wissen heute? Im SharePoint, Teams, auf Laufwerken, in E-Mails, in den Köpfen der Mitarbeitenden, in privaten Notizen…? Ziehen Sie auch häufige Support-Anfragen sowie Suchstatistiken von Plattformen wie SharePoint oder Confluence hinzu, um Wissenslücken zu erkennen. Dokumentieren Sie jedes Fundstück mit Thema, Quelle, Zuständigkeit, letztem Update, Sensibilität, Priorität und Relevanz. Der Output ist eine fokussierte Liste von Themen, die Ihr Unternehmen wirklich braucht. 

Schritt 4 – Den Fund sortieren: Informationsarchitektur entwerfen 

Jetzt bringen Sie Ordnung ins Chaos. Gemeinsam mit den Fachverantwortlichen strukturieren Sie die priorisierten Themen in klare Kategorien. Das können Sie entweder im Excel machen, wo Sie vermutlich schon die Fundstücke dokumentiert haben, oder mit der Card-Sorting-Methode: Dazu schreiben Sie die einzelnen Themen auf Zettel und gruppieren diese zu Kategorien. Das geht auch digital, mit einem Tool wie Miro oder Microsoft 365 Whiteboard. Gängig sind drei Strukturvarianten: nach Themen, nach Organisationseinheiten oder nach Kompetenzen. Die themenbasierte Lösung erweist sich erfahrungsgemäss als am wirkungsvollsten.

Tipp: Halten Sie die Struktur kurz, mit maximal zehn Einträgen pro Ebene und höchstens sechs Unterebenen – so bleibt das Unternehmenswiki übersichtlich. Die wichtigsten Informationen stellen Sie dabei immer ganz oben dar.

Schritt 5 – Die Schatzkammer gestalten: Unternehmenswissen zusammenführen und aufbereiten 

Jetzt wird aus dem verstreuten Material nutzbarer Inhalt: Autor:innen schreiben Inhalte, Fachverantwortliche überprüfen diesen, die Prüfstelle gibt sie frei und die Projektleitung hält die Linie. Beginnen Sie dazu mit den im Schritt zuvor priorisierten Themen. Um eine konsistente Qualität der Wissensplattform zu gewährleisten und die Autor:innen zu entlasten, empfehlen wir, einen Styleguide sowie Vorlagen für die verschiedenen Inhaltstypen zu entwickeln. Hinterlegen Sie zudem alle Einträge mit Schlüsselwörtern, damit sie wirklich gefunden werden.

Tipp: Vermeiden Sie Doppelungen, da diese zu mehr Arbeit führen: Wenn Sie einen Inhalt aktualisieren, müssen Sie das auch beim Zwilling tun. 

Schritt 6 – Zeigen Sie Ihren Schatz: Pilotierung und Rollout der Wissensplattform 

Der Wissensschatz kommt ans Licht! Wählen Sie dann etwa zwanzig Seiten mit dem höchsten Nutzen, die zuerst live gehen. Das kann durchaus erst für eine Abteilung oder ein Team sein. Halten Sie diese Erstanwender:innen unbedingt dazu an, Feedbacks und Bewertungen abzugeben. Gerade in der Anfangsphase hilft das sehr, um die Qualität der Inhalte zu verbessern.

Danach folgt die Ausweitung auf das ganze Unternehmen. Spätestens jetzt ist es wichtig, Zugriffsrechte zu verwalten, denn nicht jedes Wissen ist für alle Beteiligten relevant und vertrauliche Inhalte sollten Sie mit klaren Berechtigungen schützen. Um die Akzeptanz der neuen Software von Anfang an zu fördern, haben sich folgende Strategien bewährt:

• Kündigen Sie das Unternehmenswiki früh an: Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, worum es geht und was ihnen das Wiki im Arbeitsalltag bringt. 
• Betreiben Sie internes Marketing: Berichten Sie der Geschäftsleitung und wichtigen Schlüsselpersonen vom Erfolg der Wissensablage.
• Laden Sie Fürsprecher ein: Das können beispielsweise begeisterte Personen, so genannte Key User, sein, die am Pilotprojekt beteiligt waren und nun ihren Kolleg:innnen aus anderen Teams zeigen, wie Sie mit der Knowledge Base arbeiten. 

Tipp: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden und weitere Beteiligte genau wissen, wie sie das Unternehmenswiki nutzen und auch selbst etwas beisteuern können. Hier bieten sich e-Learnings als Trainingsmethode an.

Schritt 7 – Den Schatz pflegen: Die Wissensplattform aktuell halten

Ein Unternehmenswiki entfaltet seinen Mehrwert durch die kontinuierliche Pflege. Aktualisieren Sie Inhalte regelmässig und machen Sie klar erkennbar, wer Inhalte wann zuletzt bearbeitet hat. Am einfachsten geht das, indem Sie für jeden Eintrag eine Gültigkeit sowie eine verantwortliche Person festlegen. Analysieren Sie Ihre Wissensdatenbank zudem: Welche Beiträge lesen Ihre Teams besonders oft? Welche gar nicht? Wo gab es Nulltreffer bei der Suche – und was machen wir damit:  Legen wir ein neues Thema an, erweitern eine bestehende Seite oder fügen wir ein Synonym zur Suche hinzu? Im Idealfall pflegen Mitarbeitende die Wissensplattform abteilungsübergreifend gemeinsam, halten Sie aktuell. So bleibt Ihr Wissensschatz nicht vergraben, sondern entfaltet im Unternehmensalltag seinen vollen Wert. 

Kostenlose Checkliste: Unternehmenswiki aufbauen

Stellen Sie sicher, dass Sie keinen wichtigen Schritt vergessen haben: Unsere Checkliste zeigt Ihnen, wo bereits alles passt und wo noch Lücken zu schliessen sind, bevor Sie mit dem Aufbau Ihrer Wissensdatenbank beginnen.