Unternehmenswiki aufbauen - Praxisleitfaden

Braucht mein Unternehmen eine Wissensablage?

Know-how unternehmensweit verfügbar machen, erhöht die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit grundsätzlich und steigert die Effizienz des Unternehmens. Denn eine gut strukturierte und organisierte Wissensplattform, auch Knowledge Base oder Knowledge Management System genannt, verwandelt im Unternehmen verstreutes Wissen in sofort abrufbare Antworten. Das ermöglicht es deiner Belegschaft, ihre Funktion optimal auszuführen. Vor allem aber bleibt so wertvolles Wissen im Unternehmen erhalten – auch wenn Mitarbeitende ausscheiden. 

Dennoch gibt es klare Anzeichen dafür, dass ein Unternehmenswiki längst überfällig ist: 

• Unternehmensrelevantes Wissen hängt an wenigen Personen und/oder in Mails, Chats und parallelen Ablagen wie SharePoint oder Teams.
• Wiederkehrende Fragen landen immer wieder bei denselben Personen
• Veraltete Anleitungen führen zu den immer wieder gleichen Fehlern oder es entstehen Support-Tickets, weil Dokumentation fehlt oder unauffindbar ist.
• Standorte oder Sprachen liefern unterschiedliche Antworten zum gleichen Thema.
• Teams im Aussendienst finden für ihre Arbeit relevante Informationen mobil nicht schnell genug.
• Onboarding dauert zu lange und fühlt sich unsicher an.

Schritt 1 – Die Schatzkarte: Ziel und Umfang des Wissenshub klären 

Dein Unternehmen sitzt auf einem riesigen «Wissensschatz». Diesen musst du zunächst finden. Folgende Fragen dienen als Schatzkarte, die dir Orientierung gibt und aufzeigt, wo du mit dem Unterfangen am besten beginnst:

• Welches Ziel wollen wir mit dem Unternehmenswiki erreichen? Was soll sich konkret verbessern?
• Wer nutzt das Wiki – Mitarbeitende oder externe Personen wie Kundschaft oder Lieferanten?
• Welches Wissen ist für mein Unternehmen relevant?
• In welchen Sprachen möchten wir das Wissen anbieten?
• Wo befindet sich das Unternehmenswissen (Chats, Tools, Aktenordner, in den Köpfen der Mitarbeitenden)?
• In welchen Abteilungen oder Geschäftsbereichen haben wir besonders viel Know-how?
• Wer pflegt Informationen und wie?
• Welche Segmente benötigen das Wissensmanagement? (Teams, Abteilungen, Partner:innen, Produkte, Prozesse…)
• Haben wir Know-how, das nur bestimmte Zielgruppen benötigen?

Schritt 2 – Das Expeditions-Team zusammenstellen: Verantwortlichkeiten für das Unternehmenswiki festlegen

Ein gutes Wiki entsteht im Team. Bestimme also zuerst die Projektleitung sowie pro Bereich eine fachlich verantwortliche Person, die sich gut mit den Prozessen auskennt, über Relevanz entscheidet und Autor:innen nominiert. Eine Prüfstelle achtet auf Qualität, Lesbarkeit und Datenschutz, während die IT Informationssicherheit und Berechtigungen sicherstellt. 

Tipp: Damit die Wissensablage aktuell bleibt, sollte jede verantwortliche Person regelmässige Zeitfenster einplanen. 

Schritt 3 – Die Schatzkiste sichten: Inventar des Unternehmenswissens erstellen 

Sammle systematisch Know-how in deiner Unternehmung und überleg dir dazu: Wo liegt unser Wissen heute? Im SharePoint, in Teams, auf Laufwerken, in E-Mails, in den Köpfen der Mitarbeitenden, in privaten Notizen…? Ziehe auch häufige Support-Anfragen sowie Suchstatistiken von Plattformen wie SharePoint oder Confluence hinzu, um Wissenslücken zu erkennen. Dokumentiere jedes Fundstück mit Thema, Quelle, Zuständigkeit, letztem Update, Sensibilität, Priorität und Relevanz. Der Output ist eine fokussierte Liste von Themen, die dein Unternehmen wirklich braucht. 

Schritt 4 – Den Fund sortieren: Informationsarchitektur entwerfen 

Jetzt bringst du Ordnung ins Chaos. Gemeinsam mit den Fachverantwortlichen strukturierst du die priorisierten Themen in klare Kategorien. Das geht entweder im Excel, wo du vermutlich schon die Fundstücke dokumentiert hast, oder mit der Card-Sorting-Methode: Dazu schreibst du die einzelnen Themen auf Zettel und gruppierst diese zu Kategorien. Das geht auch digital, mit einem Tool wie Miro oder Microsoft 365 Whiteboard. Gängig sind drei Strukturvarianten: nach Themen, nach Organisationseinheiten oder nach Kompetenzen. Die themenbasierte Lösung erweist sich erfahrungsgemäss als am wirkungsvollsten.

Tipp: Halte die Struktur kurz, mit maximal zehn Einträgen pro Ebene und höchstens sechs Unterebenen – so bleibt das Unternehmenswiki übersichtlich. Die wichtigsten Informationen stellst du dabei immer ganz oben dar.

Schritt 5 – Die Schatzkammer gestalten: Unternehmenswissen zusammenführen und aufbereiten 

Jetzt wird aus dem verstreuten Material nutzbarer Inhalt: Autor:innen schreiben Inhalte, Fachverantwortliche überprüfen diese, die Prüfstelle gibt sie frei und die Projektleitung hält die Linie. Beginne dazu mit den im Schritt zuvor priorisierten Themen. Um eine konsistente Qualität der Wissensplattform zu gewährleisten und die Autor:innen zu entlasten, empfehlen wir, einen Styleguide sowie Vorlagen für die verschiedenen Inhaltstypen zu entwickeln. Hinterlege zudem alle Einträge mit Schlüsselwörtern, damit deine Mitarbeitenden sie wirklich finden.

Tipp: Vermeide Doppelungen, da diese zu mehr Arbeit führen: Wenn du einen Inhalt aktualisierst, musst du das auch beim Zwilling tun. 

Schritt 6 – Zeige deinen Schatz: Pilotierung und Rollout der Wissensplattform 

Der Wissensschatz kommt ans Licht! Wähle etwa zwanzig Seiten mit dem höchsten Nutzen, die zuerst live gehen. Das kann durchaus zunächst nur für eine Abteilung oder ein Team sein. Halte diese Erstanwender:innen unbedingt dazu an, Feedbacks und Bewertungen abzugeben. Gerade in der Anfangsphase hilft das sehr, um die Qualität der Inhalte zu verbessern.

Danach folgt die Ausweitung auf das ganze Unternehmen. Spätestens jetzt ist es wichtig, Zugriffsrechte zu verwalten, denn nicht jedes Wissen ist für alle Beteiligten relevant und vertrauliche Inhalte solltest du mit klaren Berechtigungen schützen. Um die Akzeptanz der neuen Software von Anfang an zu fördern, haben sich folgende Strategien bewährt:

• Kündige das Unternehmenswiki früh an: Erkläre deinen Mitarbeitenden, worum es geht und was ihnen das Wiki im Arbeitsalltag bringt. 
• Betreibe internes Marketing: Berichte der Geschäftsleitung und wichtigen Schlüsselpersonen vom Erfolg der Wissensablage.
• Laden Fürsprecher ein: Das können beispielsweise begeisterte Personen, so genannte Key User sein, die am Pilotprojekt beteiligt waren und nun ihren Kolleg:innnen aus anderen Teams zeigen, wie sie mit der Knowledge Base arbeiten. 

Tipp: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden und weitere Beteiligte genau wissen, wie sie das Unternehmenswiki nutzen und auch selbst etwas beisteuern können. Hier bieten sich e-Learnings als Trainingsmethode an.

Schritt 7 – Den Schatz pflegen: Die Wissensplattform aktuell halten

Ein Unternehmenswiki entfaltet seinen Mehrwert durch die kontinuierliche Pflege. Aktualisiere Inhalte regelmässig und mache klar erkennbar, wer Inhalte wann zuletzt bearbeitet hat. Am einfachsten geht das, indem du für jeden Eintrag eine Gültigkeit sowie eine verantwortliche Person festlegst. Analysiere deine Wissensdatenbank zudem: Welche Beiträge lesen deine Teams besonders oft? Welche gar nicht? Wo gab es Nulltreffer bei der Suche – und was machen wir damit: Legen wir ein neues Thema an, erweitern eine bestehende Seite oder fügen wir ein Synonym zur Suche hinzu? Im Idealfall pflegen Mitarbeitende die Wissensplattform abteilungsübergreifend gemeinsam und halten sie aktuell. So bleibt euer Wissensschatz nicht vergraben, sondern entfaltet im Unternehmensalltag seinen vollen Wert. 

Kostenlose Checkliste: Unternehmenswiki aufbauen

Stelle sicher, dass du keinen wichtigen Schritt vergessen hast: Unsere Checkliste zeigt dir, wo bereits alles passt und wo noch Lücken zu schliessen sind, bevor du mit dem Aufbau deiner Wissensdatenbank beginnst.