So gelingt die Kursorganisation: In 5 Schritten zum Erfolg

Diese fünf Schritte helfen Ihnen dabei, Ihre Kursorganisation effizient und zielgerichtet aufzubauen, ohne sich dabei in Details zu verlieren. Mit vielen Praxistipps und kostenlosem Selbsttest, um den aktuellen Handlungsbedarf zu evaluieren.

1. Lernbedarf im Unternehmen analysieren

Schaffen Sie in einem ersten Schritt Klarheit. Welche Lerninhalte sind für welche Funktionen und Rollen wirklich relevant? Und was muss gesetzlich oder betrieblich verpflichtend geschult werden? Ein guter Startpunkt ist das Organigramm. Es zeigt, welche Funktionen im Unternehmen vorhanden sind, um so den Schulungsbedarf systematisch zu erfassen. Denn die Vielfalt an Kursen ist je nach Unternehmen breit: Von Pflichtthemen wie beispielsweise Arbeitssicherheit oder Datenschutz, die meist für alle gelten, bis zu spezifischen Themen für Fach- und Führungspersonen, wie Produktwissen oder Zeitmanagement.

Beziehen Sie auch die strategische Ebene mit ein. Welche Kompetenzen braucht Ihr Unternehmen, um seine Ziele zu erreichen und wo bestehen im Team Lücken? Ein Kompetenzraster hilft, den Schulungsbedarf gezielt zu ermitteln: Vergleichen Sie das aktuelle Kompetenzniveau mit dem Soll-Profil pro Rolle. Auf diese Weise erkennen Sie, wo Weiterbildung sinnvoll ansetzt und stellen sicher, dass Ihre Schulungen Wirkung zeigen. Im Tagesgeschäft ebenso wie in der langfristigen Entwicklung Ihres Unternehmens.

 Praxistipp: Binden Sie auch Führungspersonen und Fachexpert:innen in die Planung ein. Sie wissen oft am besten, wo im Team Kompetenzen fehlen oder neue Anforderungen   entstehen.

2. Schulungen strukturieren

Jetzt wird’s konkret: 
•    Welche Themen gehören zusammen?
•    Wo braucht es Pflichtinhalte, wo ergänzendes Wissen?
•    Definieren Sie Lernziele pro Rolle oder Funktion. 

Erstellen Sie für jede Funktion oder Rolle gezielte Lernpakete, die aufeinander aufbauen. Klar strukturiert, gut dosiert und ohne inhaltliche Überschneidungen. Achten Sie darauf, dass die Lernpakete weder überfordern noch Lücken hinterlassen. Ein Learning Management System (LMS) hilft dabei, diese Pakete automatisiert zuzuweisen – besonders praktisch auch beim Onboarding.

Praxistipp: Hinterlegen Sie auch Wiederholungstermine für Pflichtschulungen direkt im Lernplan. So bleibt die Weiterbildung aktuell und gesetzeskonform.

3. Lerninhalte entwickeln

Jetzt folgt die Umsetzung: Welche Lernform passt zu welchem Inhalt? Nicht jedes Thema eignet sich gleichermassen für jedes Format. e-Learnings sind ideal, um Grundlagen zu vermitteln, während Präsenztrainings Raum für Austausch und Vertiefung schaffen. In vielen Unternehmen hat sich Blended Learning bewährt und besonders in diesem Kontext auch Microlearning: kurze, alltagstaugliche Lerneinheiten, die in jeden Arbeitsalltag passen. 

Daraus ergibt sich pro Schulungsthema ein Lernprozess. Dieser umfasst mehrere Meilensteine, die die Mitarbeitenden erreichen müssen, um den Bildungsnachweis zu erhalten: Beispielsweise müssen sie erst ein e-Learning erfolgreich absolvieren, gefolgt von der Vertiefung in einer Lern-App und einem abschliessenden Präsenzkurs. So sichern Sie Schritt für Schritt den Transfer in den Alltag und machen Lernfortschritte sichtbar.
 

Beispiel für einen Lernprozess

Praxistipp: Standardthemen wie IT-Sicherheit, Office oder Compliance lassen sich gut mit fertigen Standardkursen abdecken. Das spart Zeit und sichert eine gleichbleibend hohe Qualität. Ihre internen Ressourcen setzen Sie am besten dort ein, wo spezifisches Fachwissen gefragt ist, etwa bei Prozessen oder Produkten. Mit einem Autorentool erstellen Sie solche Inhalte ganz einfach selbst, auch ohne Vorkenntnisse in der Content-Produktion. Gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle über Tonalität, Aktualität und Relevanz. 

4. Schulungen durchführen

Hier geraten viele Unternehmen ins Straucheln: Schulungspläne sind zwar erstellt, aber nicht konsequent umgesetzt. Mit klaren Strukturen und verbindlichen Lernzeiten vermeiden Sie diese Stolperfallen. Definieren Sie also nicht nur, wer was lernt, sondern auch bis wann: Orientieren Sie sich dabei an der Relevanz des Themas und am konkreten Einsatzzeitpunkt im Arbeitsalltag. Was Mitarbeitende sofort benötigen, gehört in die Einführungsphase, andere Inhalte staffeln Sie gezielt. 

Ein LMS unterstützt Sie dabei effizient: Es weist Kurse automatisch zu, erinnert an Fristen, dokumentiert Lernfortschritte und koordiniert auch Präsenzveranstaltungen. Es generiert Schulungsnachweise direkt im System und überträgt sie automatisch in die Personalakten. Gerade bei Pflichtkursen oder internen Standards ist das sehr hilfreich. So behalten Sie jederzeit den Überblick, entlasten Ihre Teams und schaffen eine verlässliche Grundlage – ganz ohne Excel-Listen oder manuelle Erinnerungen.

Praxistipp: Kommunizieren Sie klar, warum eine Schulung wichtig ist, wie sie abläuft und was danach passiert. Auch das Vorleben durch die Führung, geschützte Lernzeiten und ein einfacher Zugang zu Lerninhalten schaffen die Basis für eine Lernkultur. So sehen Mitarbeitende Weiterbildung nicht als Zusatzaufgabe, sondern als selbstverständlichen Teil des Arbeitsalltags.

5. Schulungen evaluieren

Lernen ohne Rückmeldung bleibt wirkungslos. Prüfen Sie deshalb regelmässig, ob Ihre Schulungen das gewünschte Ziel erreichen: Was hat funktioniert? Was lässt sich optimieren? Holen Sie Feedback ein, analysieren Sie den Lernfortschritt und halten Sie Ergebnisse fest. Nutzen Sie die Evaluationsergebnisse, um Ihre Schulungsstrategie weiterzuentwickeln. Zum Beispiel, indem Sie Kursinhalte aktualisieren oder Lernformate anpassen. So verbessern Sie Ihre Weiterbildungsangebote Schritt für Schritt – fundiert, statt aus dem Bauch heraus.

Praxistipp: Mit kurzen Umfragen direkt nach dem Kurs erfassen Sie frische Eindrücke, bevor sie verblassen. Dafür eignen sich einfache Feedback-Tools.

Diese Tools unterstützen Sie bei der Organisation Ihrer Weiterbildung

Kursorganisation muss nicht perfekt sein, aber durchdacht. Kurse planen, Inhalte entwickeln, Termine koordinieren – das alles kostet Zeit. In den meisten Fällen mehr Zeit, als gedacht. Wer clever organisiert, kombiniert eigene Schulungen mit externen Kursen und setzt auf Tools, die den Prozess vereinfachen:

•  LMS: Übersicht & Automatisierung
•  Courseware: Fertige, geprüfte Inhalte für Standardthemen
•  Autorentool: Eigene Inhalte einfach selbst erstellen
•  Wiki: Individuelles Nachschlagewerk für Unternehmen
•  Lern-App: Erreichen Sie alle Mitarbeitende mit flexiblem, zeit- und ortsunabhängigem Lernen. 
•  Assessments & Umfragen: Feedback sammeln und Wissen prüfen

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